Какие кадровые журналы необходимо вести в организации

Порядок организации кадрового учёта и документооборота с нуля

  • название организации в соответствии с учредительными документами;
  • наименование (положение, правила и т. д.);
  • номер, дату и место утверждения;
  • визу согласования, если документ согласовывается с вышестоящими организациями;
  • специальную отметку, если есть приложения;
  • визу утверждения руководителем;
  • дату, когда документ вступает в силу, если она отличается от даты подписания.

Формы первичной кадровой документации предприятия утверждены Постановлением Госкомсстата РФ от 05.01.2004 №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации труда и его оплаты». Они обязательны к составлению и хранению во всех организациях. Если их в компании нет, то на неё налагается штраф. Помимо этого, предусмотрена ответственность руководства в случае нарушения правил хранения документации (штраф до пятисот рублей).

Кадровый учёт — это учёт деятельности всех сотрудников, занимающих определённые должности в компании. Он необходим для организации законных и максимально эффективных трудовых отношений между работником и нанимателем. Документооборот в сфере кадров — это оформление и движение документов, фиксирующих данные о сотрудниках и условиях их труда, в частности расчёт зарплат, формирование графика рабочего времени и т. д.

Руководитель решает самостоятельно, прибегать или нет к услугам организаций, осуществляющих деятельность в этой сфере. Но многие предпочитают справляться своими силами, т. к. это позволяет сохранить конфиденциальность. Если вы решили провести аудит самостоятельно, вам предстоит:

Для оптимизации работы кадровой службы в условиях усложнения документооборота используется программное обеспечение. Оно может быть базовым, включающим операционную систему, офисный пакет, средства работы в интернете и с электронной почтой и т. п. Стандартами являются версии программного обеспечения от Microsoft (Microsoft Windows в качестве операционной системы и Microsoft Office как пакет офисных приложений). Помимо этого, существуют специализированные программы, обеспечивающие работу службы кадров. Среди них наибольшей популярностью пользуется платформа 1С. Она позволяет:

Положение об оплате труда составляется, когда в организации помимо окладов предусмотрены иные выплаты (например, премии, бонусы) или действуют разные системы оплаты труда. В Положении прописывают принципы оплаты труда, порядок индексации зарплаты, возмещения командировочных расходов, оплаты сверхурочных, условия выплаты премий и т. п. (ст. 135 ТК РФ). Все это, в принципе, может быть прописано и в правилах внутреннего трудового распорядка, но на практике условия оплаты труда выделяют в отдельное положение – так будет меньше вопросов при проверках контролирующих органов.

Хотя должностные инструкции относятся к необязательным документам в кадровой работе, их все же лучше подготовить, так как с их помощью можно ограничить полномочия сотрудника. Например, в ней можно прописать обязанность менеджера по продажам согласовывать с руководством скидки покупателям и сделки свыше определенной суммы. Также с целью предотвращения мошеннических действий в инструкции нужно ограничить права доступа в программу учета компании.

С каждым сотрудником должен быть заключен трудовой договор в письменной форме. Составить и подписать договор необходимо в течение 3 дней с начала трудовой деятельности. Трудовой договор составляется в 2-х экземплярах, и один из них отдается на руки работнику. В договоре прописываются место работы, должность, оплата, срок договора, продолжительность испытательного срока и т.д. Все изменения, касающиеся условий труда (например, увеличение зарплаты), фиксируются в дополнительном соглашении к трудовому договору.

Положение о работе с персональными данными сотрудников также входит в перечень кадровых документов, которые в обязательном порядке должны быть в любой компании (Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ, ст. 88 ТК РФ). В положении прописывается состав персональных данных, порядок их обработки и передачи третьим лицам, права и обязанности сотрудников при обработке и др. Положение составляется в произвольной форме, но в любом случае должен по своему содержанию соответствовать требованиям Закона № 152-ФЗ. Все сотрудники компании должны быть ознакомлены с Положением под роспись.

С 1 января 2020 года введен электронный формат трудовых книжек. До 31 октября 2020 года надо успеть уведомить работников о выборе формы трудовых книжек. Изначально дедлайн был 30 июня, но его перенесли из-за пандемии ( постановление Правительства от 19.06.2020 № 887 ). Уведомить надо всех штатных работников письменно. Рекомендуется выдавать бумажные уведомления в двух экземплярах: один работник оставляет у себя, а на втором ставит отметку о получении и возвращает работодателю. Готовый шаблон уведомления можно скачать здесь.

Так, у Журнала учета больничных листов может быть вертикальное (книжное) расположение страниц, поскольку в нем требуется отразить лишь сведения о работнике, номер больничного листа, его срок и название лечебного учреждения. А Журнал регистрации переводов работников лучше сделать в виде альбома, потому что в нем на одной странице нужно зафиксировать прежнее и новое места работы работника, старое и новое наименования его должности.

  • об окончании срока испытания. Согласно ст. 71 ТК РФ увольнение работников, не выдержавших испытания, возможно только в случае, если они были об этом предупреждены в письменной форме с указанием причин не менее чем за три дня;
  • об истечении срока трудового договора. В соответствии со ст. 79 ТК РФ работодателю необходимо предупредить работника об истечении срока трудового договора в письменной форме не менее чем за три дня до увольнения;
  • о ежегодных оплачиваемых отпусках. Согласно ст. 123 ТК РФ работник должен быть извещен о времени начала отпуска не позднее чем за две недели до его начала. Для этого издается приказ о предоставлении ежегодного отпуска, а подпись работника об ознакомлении с ним и будет являться предупреждением.

Помимо этого, кадровик может сделать себе «напоминалочки» о любых других событиях (днях рождения работников, юбилейных датах и т.п.).

Внутри каждого дела приказы (распоряжения) располагаются по номерам и датам издания. При большом объеме документов в деле (свыше 250 листов) дела с приказами (распоряжениями) разбиваются на тома (том 1, том 2) и т.д. с указанием на обложке каждого тома номеров и крайних дат включенных в него приказов (распоряжений).

  • регистрировать документы и присваивать им порядковые номера;
  • организовать учет кадров и их движения (прием на работу, перевод, отпуск, увольнение);
  • наладить учет документов, которые выдаются работникам под расписку и не хранятся в организации (удостоверения, справки);
  • облегчить в дальнейшем поиск нужных документов.
  • сверхурочные работы;
  • использованные и неиспользованные дни ежегодного оплачиваемого отпуска;
  • предоставленные работникам отгулы и т.д.

В любом из этих регистрационных журналов или книг рекомендуется дополнять возрастающий в течение года порядковый номер документа буквенным индексом.

Кадровое делопроизводство: список обязательных и необязательных журналов кадровика

Наличие обязательных кадровых журналов регламентируют законодательные акты, распоряжения руководства организации. В компаниях может находиться приличное число бланков регистрации, отчетности. Они заполняются с учетом текущей специфики, особенностей работы организации.

В мелких фирмах ведением журналов часто занимаются секретари, но, если штат сотрудников большой, нужно будет выбрать другое ответственное лицо. Главное, чтобы работник был добросовестным, ответственным, внимательным. Любые ошибки, обнаруженные в ходе проверок, способны привести к финансовым потерям – ваша задача этого не допускать или хотя бы минимизировать риски. За определенные несоответствия, нарушения на организацию накладываются приличные штрафы.

Что еще входит в обязанности кадровика – работа с командировочными. Если сотрудники фирмы регулярно совершают рабочие поездки, журнал учета должен быть постоянно под рукой. В нем будут указаны дата отправки, время прохождения командировки, личная информация о трудоустроенном лице. В общем, полный перечень информации, который может быть запрошен в будущем.

Правильное ведение журнала регистрации трудовых договоров делает все бумаги, сведения доступными. Сотрудник фирмы сможет быстро найти нужный документ с учетом даты его подготовки и подписания. Это упорядочивает хранение информации. Проверяющие органы тоже регулярно уточняют сведения о наличии нарушений, фиксируют данные в журнале учета.

Читайте также:  Каких врачей нужно пройти для работы в детском саду в 2021 моск обл

Каждый журнал составляется в своей отдельной папке и нумеруется. Обязательно наличие информационных блоков с личными данными сотрудников. Корректность сведений проверяет ответственное лицо, оно же следит за отсутствием ошибок в бумагах. Сотрудник для ведения книг выбирается один.

Приводим в порядок кадровые бумаги

Трудовой договор заключают с каждым работником фирмы. Правда, из этого правила есть исключение. Контракт не оформляют с руководителем организации, который к тому же является ее единственным учредителем. Ведь в данной ситуации ему придется подписывать этот документ и за работника, и за работодателя. А это не допустимо (*4).

Рассмотрим еще один немаловажный реквизит трудового договора — его номер. Он не относится к обязательным сведениям, предусмотренным статьей 57 кодекса. Вместе с тем, унифицированная кадровая «первичка» предусматривает нумерацию трудовых договоров. Например, строка «основание» приказа о приеме на работу (форма N Т-1) предполагает, что в ней будет указан трудовой договор с числом и номером. Процедура нумерации контрактов законодательно не регламентирована. Роструд же рекомендует использовать двойную нумерацию: сначала указать номер самого договора, а затем, через дробь — цифру, обозначающую год заключения контракта. К примеру, третьему в 2007 году трудовому договору будет присвоен номер 3/07. А с начала следующего года контракты можно нумеровать заново (*7).

Если неправильная запись обнаружена через небольшой промежуток времени, то проблем с ее исправлением, чаще всего, не возникает. Тогда в трудовой просто делают необходимую правку. После последней записи ставят следующий порядковый номер и отмечают: «Запись под номером таким-то недействительна». Затем указывают правильные сведения. При этом проставляют дату исправления, а не дату ошибочной записи.

Как видно из таблицы, большинство обязательных документов оформляют по установленной форме. С заполнением таких бумаг проблем, как правило, не возникает. Что не скажешь про документы, у которых нет строгой формы. Здесь вопросов нередко больше, чем ответов. Несомненный лидер среди «проблемных» бумаг — трудовой договор. Рассмотрим его более детально.

Данная норма одинаково распространяется как на граждан России, так и на иностранцев. Другими словами, фирма обязана вести трудовые книжки не только для российских, но и для иностранных сотрудников. При этом оформление книжек для последних имеет некоторые особенности. Во-первых, продолжать заполнять представленную работником иностранную трудовую не стоит. Ему следует завести книжку российского образца. Во-вторых, «переносить» в новую трудовую «заграничный» стаж иностранца не требуется. Поскольку такие сведения необходимы при назначении работнику трудовой пенсии.

Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговая инструкция

4. Журнал прохождения инструктажей. В этом документе делаются отметки о том, что сотрудник прослушал инструктаж по соблюдению техники безопасности на производстве. Наличие подписи сотрудника в журнале освобождает от ответственности работодателя при возникновении аварий и чрезвычайных происшествий, если они произошли по вине работника. Документ предусмотрен статьей 212 ТК.

1. Получите необходимые знания. Для этого можно использовать законодательные акты РФ, а также специальную литературу, в которой подробно описывается процесс. Основным документом является Трудовой кодекс, однако рекомендуется изучать его с комментариями, где разъясняются отдельные положения статей. Обратите внимание, что незнание трудового законодательства не освобождает руководителя компании от ответственности.

7. Положение о персональных данных. Учитывая последние изменения в законодательстве о защите персональных данных, каждое предприятие должно иметь отдельный документ, в котором описываются виды личных данных, которые собирает компания, а также способы их использования и условия передачи. Положение составляется согласно статье 88 ТК.

7. Заведите журналы регистрации, предусмотренные инструкциями о кадровом делопроизводстве. Обязательно должны быть журнал по учету выдачи трудовых книжек, получении и использовании бланков трудовых книжек, учету проверок, регистрации несчастных случаев и инструктажей по технике безопасности. Можно завести и другие журналы (например, выход в отпуск, больничные, для входящей и исходящей документации). Они не проверяются госорганами, но помогают в работе.

5. Разработайте образец трудового договора. Впоследствии его можно будет без изменений или после адаптации использовать при приеме на работу новых сотрудников. Договор будет легитимным только в том случае, если при его составлении учтены тербования статьи 57 Трудового кодекса.

Какие кадровые журналы необходимо вести в организации

Каждая фирма обязана вести некий перечень журналов. Этот документ требуется для фиксации разных аспектов деятельности организации. Он предъявляется представителям госорганов в ходе проверки. А потому журналы требуется вести на основании регламента. В обратном случае возникнут нарекания со стороны проверяющих.

  • Журнал трудовых соглашений. В этом документе отражаются трудовые договоры, которые компания оформила с сотрудником. Требуется он для того, чтобы упорядочить соглашения. Как правило, он запрашивается в ходе проверки.
  • Журнал приказов. В нем отражаются приказы, которые были оформлены компанией. На основании приказов начисляется ЗП, рассчитываются отпускные/премии. А потому это важный документ, который нуждается в учете.
  • Журнал учета трудового времени. Отражает время, которое было фактически отработано трудящимися. Этот документ может помочь при конфликтах с работниками, касающимися начисления ЗП.
  • Журнал учета командировочных. Этот документ необходим компаниям, сотрудники которых ведут разъездную работу. То есть, журнал нужен, если работники постоянно ездят в командировку. Документ помогает управлять периодичностью поездок, исполнением обязательств.
  • Журнал учета больничных. Необходим для регистрации больничных листов. В нем также отражается время, на протяжении которого сотрудник фактически отсутствовал на рабочем месте.
  • Журнал входящей и исходящей документации. В нем могут фиксироваться, к примеру, заявления от сотрудников.
  • Журналы, касающиеся экономики компании. К примеру, это кассовая книга, журнал кассира. Последний необходим тогда, когда фирма ведет расчеты через кассовый аппарат.
  • Журнал бланков отчетности. Бланки используются в том случае, если компания не использует кассу.

На предприятиях питания формируется комиссия, ответственная за бракераж. В нее входят эти специалисты: директор, заведующий, медработник, старший правил. Эти сотрудники занимаются дегустацией блюд. Результаты дегустации фиксируются в бракеражном журнале. В нем отражается запах, консистенция блюда, его особенности.

Перечень журналов определяется типом компании, сферой ее работы. Но есть и форма документа, которая должна быть в любой организации. Это журнал, в котором учитывается движение трудовых книжек. Если такого документа в документообороте компании нет, ее ждут штрафы. В частности, штраф в размере 5 000 рублей накладывается трудовой инспекцией.

  • Журнал инструктажа. Предприятие обязано проводить инструктаж по пожарной безопасности. И эти мероприятия должны учитываться. В журнале фиксируются сотрудники, которые прошли инструктаж.
  • Журнал учета огнетушителей. В нем фиксируется состояние огнетушителей, находящихся на предприятии. Состояние их должно проверяться раз в 6 месяцев.
  • Журнал по электрической безопасности. В них заносятся, в том числе, сведения о проверках электроинструмента.
  • Журнал о проблемах в системе автоматической защиты. Здесь отражаются обнаруженные неполадки.
  • Журнал регистрации. Нужен для целей документооборота.

Для этого можно использовать, в частности, указанный журнал. В нем, как правило, фиксируются фамилия, имя, отчество работника, структурное подразделение, в котором он работает, должность, а также основание для направления на медицинский осмотр и дата его прохождения.

Работодатель (его представитель) обязан организовать учет таких направлений в соответствии с абз. 13 п. 8 Порядка проведения обязательных предварительных (при поступлении на работу) и периодических медицинских осмотров (обследований) работников, занятых на тяжелых работах и на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (утв. Приказом Минздравсоцразвития России от 12.04.2011 N 302н).

  1. Журнал регистрации несчастных случаев на производстве. Обязательный документ. Согласно ч. 1 ст. 230.1 ТК РФ каждый оформленный в установленном порядке несчастный случай на производстве регистрируется работодателем в журнале регистрации несчастных случаев на производстве. Форма журнала утверждена Постановлением Минтруда России от 24.10.2002 N 73.
  1. Журнал учета трудовых договоров.Необязательный документ. Но в некоторых случаях ведение такого журнала может быть в интересах работодателя. Например, если работодатель заключает с работниками срочные трудовые договоры, то наличие подобного журнала может упростить задачу по отслеживанию сроков действия таких договоров и, соответственно, исключить риск, связанный с трансформацией срочного трудового договора в договор, заключенный на неопределенный срок.
  1. 5. Журнал ознакомления с локальными нормативными актами (далее — ЛНА). Законодательством прямо не предусмотрена обязанность ведения такого журнала. Однако в силу ч. 2 ст. 22, ч. 3 ст. 68 ТК РФ работники должны быть ознакомлены с ЛНА, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью, и работодатель в целях подтверждения такого ознакомления вправе выбрать любой из способов, например:
Читайте также:  Каков размер доплаты за высшую категорию учителю московской школы

Порядок организации кадрового учёта и документооборота с нуля

  1. Закон о рассмотрении обращений российских граждан № 59-ФЗ от 02.05.06.
  2. Закон о государственном языке РФ № 53-ФЗ от 01.06.05.
  3. Закон о коммерческой тайне № 98-ФЗ от 29.07.04.
  4. Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).
  5. Единый квалификационный справочник должностей, руководителей, специалистов и служащих.
  • минимизирует количество всей существующей документации;
  • сокращает затраты на осуществление документооборота;
  • контролирует соблюдение законодательных норм;
  • помогает улучшить показатель прохождения проверок со стороны ГИТ (Государственной Инспекции Труда);
  • минимизирует материальные потери в случае трудовых споров.

Формы первичной кадровой документации предприятия утверждены Постановлением Госкомсстата РФ от 05.01.2004 №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации труда и его оплаты». Они обязательны к составлению и хранению во всех организациях. Если их в компании нет, то на неё налагается штраф. Помимо этого, предусмотрена ответственность руководства в случае нарушения правил хранения документации (штраф до пятисот рублей).

  • регистрации заявлений;
  • регистрации уведомлений;
  • регистрации представлений;
  • регистрации приказов по основной деятельности и по личному составу;
  • учёта приёма, перемещения (перевода), увольнения работников;
  • учёта трудовых договоров и дополнительных соглашений;
  • учёта выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним;
  • учёта работников, выбывающих в служебные командировки;
  • учёта входящей и исходящей корреспонденции;
  • регистрации несчастных случаев на производстве и т. д.

К ним относятся разнообразные правила, положения, инструкции. Локальная документация применяется не единожды (в отличие, например, от приказов и распоряжений). Сам руководитель определяет, когда следует в неё вносить правки. ЛНА применяются не к конкретному сотруднику, а к коллективу в целом или отдельным его составляющим (например, к должности или подразделению).

Кадровое делопроизводство с нуля

  1. Структурное подразделение: например, отдел кадрового учета во главе с руководителем.
  2. Единственный специалист по кадровому делопроизводству.
  3. Внутреннее совмещение — это когда работу по ведению кадрового делопроизводства поручают работнику, чья трудовая функция изначально не связана с кадровым учетом, например бухгалтеру или офис-менеджеру. Это способ чаще всего встречается в небольших компаниях до 100 человек.

Также в обязательном порядке надо разработать и утвердить график отпусков — не позднее чем за две недели до начала календарного года, на который он составляется. Если организация создана в начале или середине календарного года, этот год вы дорабатываете без графика отпусков. Могут быть локальные нормативные акты, которые становятся обязательными при наступлении определенных условий: например, положение о командировках, коллективный договор, положение об аттестации работников и т.п. Именно в этом вопросе нужны системные, комплексные знания трудового законодательства в целом. В курсе повышения квалификации «Кадровое делопроизводство. Подготовка на соответствие профстандарту» и курсе профессиональной переподготовки «Управление персоналом и кадровое делопроизводство» локальным нормативным актам посвящено отдельное занятие.

  • Локальные нормативные акты принимают с учетом мнения представительного органа в порядке ст. 372 ТК РФ. Этот пункт обязателен при наличии представительного органа работников, но на стадии организации кадрового делопроизводства, скорее всего, он просто отсутствует. Если так — пропускайте этот пункт.
  • Со всеми принимаемыми локальными нормативными актами работник должен быть ознакомлен под подпись в соответствии с ч. 2 ст. 22 ТК РФ. Вновь принимаемые работники должны быть ознакомлены под подпись до подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ).

Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них надо пронумеровать, прошнуровать, заверить подписью руководителя организации, а также скрепить сургучной печатью или опломбировать.

Начинающие специалисты, да и опытные, порой, задают такой вопрос: как внести запись в трудовую книжку о приеме на работу генерального директора? Ответ лежит на поверхности: трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий именно трудовой стаж, и в трудовую книжку вносятся сведения о приеме на работу, а не о процедурах избрания или назначения. Поэтому после заключения трудового договора, издания приказа о приеме на работу внесите запись в трудовую книжку именно о приеме на работу со ссылкой в графе 4 на реквизиты приказа о приеме на работу.

  1. Журнал учета трудовых договоров.Необязательный документ. Но в некоторых случаях ведение такого журнала может быть в интересах работодателя. Например, если работодатель заключает с работниками срочные трудовые договоры, то наличие подобного журнала может упростить задачу по отслеживанию сроков действия таких договоров и, соответственно, исключить риск, связанный с трансформацией срочного трудового договора в договор, заключенный на неопределенный срок.

Для этого можно использовать, в частности, указанный журнал. В нем, как правило, фиксируются фамилия, имя, отчество работника, структурное подразделение, в котором он работает, должность, а также основание для направления на медицинский осмотр и дата его прохождения.

Как правило, в таком журнале отражаются дата и номер заключенного трудового договора, фамилия, имя, отчество работника, структурное подразделение, в котором он работает, если оно указано в трудовом договоре, занимаемая должность, вид и характер работы, а также срок действия трудового договора с указанием даты его прекращения (для срочных трудовых договоров).

  1. 5. Журнал ознакомления с локальными нормативными актами (далее — ЛНА). Законодательством прямо не предусмотрена обязанность ведения такого журнала. Однако в силу ч. 2 ст. 22, ч. 3 ст. 68 ТК РФ работники должны быть ознакомлены с ЛНА, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью, и работодатель в целях подтверждения такого ознакомления вправе выбрать любой из способов, например:
  1. Журнал регистрации приказов по личному составу. Необязательный документ. Однако его ведение в организации позволит систематизировать приказы, отследить дату их издания, сохранить непрерывность текущих номеров в случае, если необходимо по каким-либо причинам изъять приказ из места их общего хранения, а также если приказы могут одновременно издаваться разными структурными подразделениями.

Кадровое делопроизводство

К локальным нормативным актам относятся правила внутреннего трудового распорядка, положение об охране труда, положение о защите персональных данных работников, график сменности и т.д. С локальными нормативными актами работник должен быть ознакомлен под подпись. Ко второй группе можно отнести различные документы по учёту кадров (документы о приёме на работу, увольнению и переводе на должности), рабочего времени сотрудников и расчётов с ними, личные документы сотрудников, включая трудовые книжки.

К основным обязательным документам кадрового делопроизводства относятся:

  • Штатное расписание

Штатным расписанием оформляется структура компании, состав и численность сотрудников, их заработная плата в зависимости от занимаемой должности. Обязательная утверждённая форма штатного расписания отсутствует.

  • Правила внутреннего трудового распорядка

Правила внутреннего трудового распорядка являются обязательным локальным нормативным актом. Правила внутреннего трудового распорядка должны содержать нормы, регулирующие порядок приёма и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон по трудовому договору, режим труда и отдыха, меры поощрения и взыскания и т.д.

  • Положение о защите персональных данных

Данное положение должно отражать, какие персональные данные и какими способами обрабатываются работодателем, каковы его права и обязанности в отношении обработки и защиты персональных данных сотрудников.

  • Трудовые договоры с сотрудниками

Это соглашения между работниками и работодателем, которыми определяется порядок и условия осуществления трудовых отношений между ними. Трудовые договоры и их условия должны соответствовать всем установленным законом требованиям.

  • Различные приказы

Например, о приеме работника, о предоставлении отпуска, о поощрении работника, о прекращении трудового договора с работником и т.д.

  • Журналы и книги учёта
Читайте также:  Земельный участок за рождение 3 в краснодарском крае

Например, журнал регистрации приказов, заявлений, книга учёта трудовых книжек и вкладышей к ним, книги учёта приказов и иных кадровых документов и пр.

  • Правила и инструкции по охране труда

К таким документам относятся правила и инструкции по охране труда, журнал учёта инструкций, журнал вводного инструктажа и т.д.

  • Трудовые книжки работников

Это документы на бумажном носителе, которые подтверждают трудовую деятельность и трудовой стаж работников. В трудовой книжке содержится информация о работнике, выполняемой им работе, занимаемых должностях, награждениях и успехах в работе, а также основания прекращения трудового договора при смене места работы.

  • Личные карточки работников

Это документы, которые заводятся на каждого сотрудника при его трудоустройстве и используются для учёта работников в организации. Личные карточки составляются в соответствии с утверждённой формой и содержат всю необходимую работодателю информацию о сотруднике. Все организации обязаны вести личные карточки учёта работников. На индивидуальных предпринимателей данное требование не распространяется.

  • График отпусков

Составляется не позднее, чем за две недели до начала года.

  • Табель учёта рабочего времени

Используется для учёта фактически отработанного сотрудниками времени.

К дополнительным кадровым документам, которые могут использоваться в зависимости от особенностей деятельности организации или ИП, относятся:

  • Договоры о полной материальной ответственности

Заключаются как отдельный договор и налагают на работника полную материальную ответственность за ущерб, причинённый по его вине.

  • Командировочные документы

Это документы, которыми оформляется направление работника в командировку. Например, приказ руководителя о направлении в командировку, авансовый отчёт и т.д.

  • Должностные инструкции

Это документы, которые содержат перечень обязанностей сотрудника, его права и квалификационные требования к занимаемой должности. Должностную инструкцию необходимо составить, если все должностные обязанности сотрудника не отражены в трудовом договоре.

  • График сменности

Необходимо использовать, если осуществляется работа по сменам.

  • Положение о коммерческой тайне

Применяется, если у работника есть доступ к коммерческой тайне.

Окончательный перечень документов, используемых в кадровом делопроизводстве, зависит от специфики деятельности организации или индивидуального предпринимателя. Для каждого документа, который используется при ведении кадрового производства, законодательством установлены определённый срок и условия хранения, которые необходимо соблюдать.

См. также
Выходные и нерабочие праздничные дни
Отпуск
Трудовой кодекс
Нормативно-правовая база
Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 N 197-ФЗ
Дата: 16.07.2019

Единого шаблона инструкции по кадровому учету и делопроизводству не существует, но есть кадровый учет с нуля пошагово с рекомендуемыми этапами организации кадрового документооборота и учета на предприятии. Благодаря данному поэтапному плану легко обозначить последовательность действий и сориентироваться с объемом работы.

  1. бланки по приказам;
  2. договоры о материальной ответственности;
  3. журнал регистрации;
  4. книги по учету;
  5. табель по рабочему времени.
  6. После документов нужно позаботиться о том, кто и как должен вести трудовые книжки.

Инструкция по кадровому делопроизводству нормативно не утверждена, поэтому для ведения кадрового учета и документооборота рекомендуется следовать ГОСТ Р 7.0.8-2013, утвержденному приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст и введенному в действие с 01.03.2014.

  • журнал под названием «Кадровик-практик», изучение которого будет не только полезным, но и интересным тем людям, которые много времени на работе посвящают именно этой отрасли;
  • книга «Заработная плата. Практическое руководство бухгалтера» написанная Г.Ю. Касьяновой станет удачным пособием для новичков, которые еще не успели набраться опыта на пути к профессиональному росту;
  • «Типовые ошибки кадрового делопроизводства» (автор Касьянов М.Ю.) расскажет об ошибках в работе с персоналом и будет полезна не только опытным работникам этой сферы, но и начинающим сотрудникам, а также руководителям организаций;
  • «Сложные вопросы расчетов по оплате труда» автора Гейц И.В. будет полезной для тех, кто интересуется различными видами расчетов в этой сфере, начислением отпускных или других видов выплат, и особенно для тех, кто любит наглядные примеры и решения сложных производственных задач;
  • журнал «Кадровое дело» рекомендуется для прочтения опытным пользователям программ и работающим в этой сфере людям без значительного опыта и практических навыков;
  • в электронном журнале «Все для кадровика» освещаются наиболее задаваемые вопросы со стороны сотрудников отдела персонала и появляются все нововведения в области это сферы.
  • Оформление документов, касающихся отпуска, больничного и иных справок.
  • Формирование личного дела на каждого из сотрудников.
  • Подготовка и разработка табеля по рабочему времени.
  • Проведение и подготовка кадровых приказов.
  • Расчет и последующее начисление заработной платы.

    Какие журналы по охране труда нужно вести на предприятии

    Проводить трехступенчатый контроль и вести журнал обязательно для организаций, которые проводят общестроительные и специальные строительные работы при новом строительстве, расширении, реконструкции, техническом перевооружении, текущем и капитальном ремонте зданий и сооружений ( п. 19 Правил по охране труда в строительстве, утв. приказом Минтруда от 01.06.2015 № 336).

    В Порядке № 1/29 нет требований к количеству журналов инструктажей, в нем указано, что проведение всех видов инструктажей регистрируется в соответствующих журналах проведения инструктажей с указанием подписи инструктируемого и подписи инструктирующего, а также даты проведения инструктажа ( п. 2.1.3 Порядка № 1/29).

    Укажите фактическую дату проведения инструктажа. Дата должна совпадать с датой приема сотрудника на работу, поскольку работодатель обязан провести вводный инструктаж сотрудника в день его приема на работу. Если работник, который уполномочен проводить инструктаж, отсутствует на работе, инструктаж проводит сотрудник, который его замещает, или директор предприятия.

    Когда будете оформлять запись в журнале, используйте информацию из акта расследования несчастного случая. Даты в восьмом столбце журнала должны идти по порядку, поэтому вносите записи в том порядке, в котором получаете акты расследования. Запись о тяжелом несчастном случае, который произошел раньше, может идти после записи о легком несчастном случае, который произошел позже, потому что на расследование легкого несчастного случая потратили меньше дней.

    Регистрируйте все случаи производственного травматизма на предприятии в журнале учета несчастных случаев. Записи в журнал вносите после того, как утвердили акт расследования. При оформлении журнала используйте форму 9 , утвержденную постановлением Минтруда от 24.10.2002 № 73.

    После этого можно приступить к составлению, оформлению и внедрению локальных нормативных актов. Необходимо помнить, что это серьезная, очень ответственная и трудоемкая работа, т.к. эти документы содержат нормы трудового права. Качественно разработать и внедрить должностные инструкции даже при небольшом штате работников в короткие сроки невозможно.

    Нумерация листов в деле. Нумерация листов в делах проводится в целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело. При этом все листы дела нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами в валовом порядке. Номера листов проставляются черным графическим карандашом в правом верхнем углу листа на свободном от текста месте. Применение авторучек и цветных карандашей не допускается. Листы внутренней описи нумеруются отдельно от документов дела. Сложенные листы разворачиваются и также нумеруются в верхнем правом углу.

    В разработке номенклатуры дел принимает активное участие постоянно действующая экспертная комиссия (далее — ЭК) организации, в состав которой входят наиболее опытные и квалифицированные специалисты основных структурных подразделений организации, хорошо знающие состав и содержание документов, с которыми непосредственно связано исполнение их служебных обязанностей, и выступающие в роли экспертов по определению значения и ценности содержащейся в этих документах информации.

    5. Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы (форма Т-73). Этот вид срочного трудового договора встречается крайне редко, поэтому даже опытным кадровикам не часто приходилось сталкиваться с формой Т-73 (Пример 2.38).

    • название вида дела (журнал, книга, личное дело и т.п.) или разновидности документов (приказы, лицевые счета, акты и т.п.);
    • название организации или структурного подразделения, в деятельности которого образовались документы дела (автор документов);
    • краткое содержание документов дела;
    • даты (период), к которым относятся документы дела.

  • Оцените статью