Как оформить путевые листы на служебный транспорт руководителя если он в отпуске но работает

Заполняем путевые листы в 2021 году: инструкция и образцы для бухгалтера

Видов перевозок пассажиров и багажа в ФЗ предусмотрели всего три: регулярные, по заказам и на легковых такси. Этого точно недостаточно, поэтому в письме от 03.03.2021 № Д3-468-ПГ Минтранс уточнил порядок заполнения этого реквизита. В графе «Вид перевозки» надо указывать один из следующих видов:

Бланк, который будете применять, закрепите в учётной политике. Перед этим проверьте, чтобы путевой лист соответствовал всем требованиям к первичным документам (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ), а не только к обязательным реквизитам листа. Если у вас уже есть утверждённая форма путевого листа, не забудьте доработать её под новые требования 2021 года.

  • наименование документа;
  • дата составления документа;
  • наименование экономического субъекта, составившего документ;
  • содержание факта хозяйственной жизни;
  • величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
  • наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;
  • подписи ответственных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Обязательного для всех бланка путевого листа по-прежнему нет. Вы можете разработать его самостоятельно или доработать и использовать унифицированные формы, которые утверждены Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78. Доработка включает добавление всех обязательных реквизитов и исключение ненужных граф.

В новых правилах заполнения путевых листов убрали оговорку о том, что путевой лист оформляется только при перевозке пассажиров, багажа и грузов (Приказ Минтранса от 11.09.2020 № 368). Поэтому может показаться, что теперь даже на пустые транспортные средства надо будет оформлять документ. Но оговорка осталась в ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ. Так как юридическая сила ФЗ № 259-ФЗ выше, чем у Приказа Минтранса, полагаем, что оформлять путевые листы по-прежнему надо только для перевозки грузов, багажа и пассажиров.

Как оформить путевые листы на служебный транспорт руководителя если он в отпуске но работает

Также следует помнить, что расходы на бензин являются нормируемыми. И хотя в Налоговом кодексе не предусмотрено ограничений по учету расходов на ГСМ при исчислении налога на прибыль, нормы расхода содержатся в Методических рекомендациях «Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте» (приложение к распоряжению Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р).

По правилам, в путевом листе указываются данные автомобиля и водителя, количество израсходованного топлива, а также отметки механика и медработника, выпустивших машину на линию или в рейс. В соответствии с пунктом 2.1.1 ПДД “в установленных случаях” инспектор ГИБДД имеет право потребовать у водителя предъявить путевой лист.

При использовании служебного легкового автомобиля в пределах города в разделе «Выполнение задания» допускается производить запись: «По городу» с указанием суммарного пробега по городу в километрах. Для установления более тщательного внутреннего контроля за использованием автомобиля по решению организации возможно указание адресов отправления и назначения.

Этот устав запрещает «осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство», а порядок оформления, в свою очередь, указан в приказе Минтранса от 18.09.2008 №152.

По правилам, в путевом листе указываются данные автомобиля и водителя, количество израсходованного топлива, а также отметки механика и медработника, выпустивших машину на линию или в рейс. В соответствии с пунктом 2.1.1 ПДД “в установленных случаях” инспектор ГИБДД имеет право потребовать у водителя предъявить путевой лист.

В должностные обязанности работника, который не является водителем, не может входить обязанность по управлению автомобилем, так как такая обязанность относится к трудовой функции водителя автомобиля. Если расширение обязанностей приводит к изменению трудовой функции,

Датой признания в налоговом учете таких расходов является дата расчетов в соответствии с условиями заключенных договоров или дата предъявления налогоплательщику документов, служащих основанием для произведения расчетов, либо последнее число отчетного (налогового) периода (подп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Примечание: При отсутствии путевки, в случае ДТП, откажут в страховом возмещении ущерба, так как, правовая обоснованность нахождения в рейсе не имеет подтверждения. Когда перевозка касается водителей такси, автомобиль могут забрать на штрафстоянку, лишив возможности зарабатывать.

1. Обязана ли организация выдавать путевой лист в рассматриваемом случае? Может ли организация выписывать путевой лист на год, или она обязана выписывать его на каждую поездку? Должен ли выписываться путевой лист в случае, если сотрудник управляет автомобилем по доверенности?

Что в этом сложного? Конечно, ничего! Главное — правильно заполнить путевой лист, чтобы не было проблем с подтверждением расходов. Путевой лист автомобиля является основным первичным документом, который, так же как и товарно-транспортная накладная, содержит данные для осуществления расчетов за перевозки грузов, списания ГСМ на себестоимость и начисления заработной платы водителю.

Если машина зарегистрирована на ИП или компанию, а багажник и салон забиты круассанами, инспектор наверняка поинтересуется, куда везёте, и попросит путевой лист. Но если вы забросили на заднее сидение десяток ромовых баб для кофейни, ему вряд ли удастся вас прижучить.

Компания вправе составить путевые листы в произвольной форме, но с использованием обязательных реквизитов, перечисленных в Приказе Минтранса России от 18.09.2008 № 152 или от 11.09.2020 № 368 (Письма Минфина России от 23.09.2013 № 03-03-06/1/39406, от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161, УФНС России по г. Москве от 30.12.2009 № 16-15/139308).

Путевой лист — один из первичных документов, подтверждающих расходы на ГСМ в целях налогообложения прибыли (Письма Минфина России от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161, от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354). При аренде его заполняют как обычно, только в поле «Организация» нужно прописать сведения о владельце машины — в данной ситуации об арендаторе:

Он определяется, помимо Трудового Кодекса, коллективным договором, действующим на конкретном предприятии, а также другими локальными нормативными актами. При несоблюдении сотрудником или работодателем требований данных документов наступает ответственность. Для сотрудника методами взыскания могут быть замечание, выговор, увольнение и т.д.

Поездку на автомобиле от дома до офиса и обратно нельзя считать служебной. Такие поездки ФНС относит к личным поездкам сотрудника. Таким образом, в целях налогообложения учесть затраты на бензин, израсходованный на дорогу до офиса, компания не имеет права.

Читайте также:  К какой группе отнести компьютер по классификатору основных средств 2021

Как оформлять путевые листы по новым правилам

Как было: допускали два способа заверить показания одометра: штамп или подпись сотрудника. Теперь подпись стала обязательна. Также одними из обязательных реквизитов были наряду с показаниями одометра на момент выезда машины со стоянки, были и показания к моменту возвращения. Хотя сейчас они уже не относятся к обязательным реквизитам, но их по-прежнему стоит вносить.

С 1 марта 2019 г. порядок заполнения путевых листов претерпел ряд изменений. Но некоторые организации игнорируют новые правила заполнения путевых листов и продолжают оформлять их по-старому. За это налоговые органы могут исключить расходы компании на ГСМ, доначислить налог на прибыль и отказать в вычете НДС.

К таким реквизитам относятся маршруты поездок. Для налоговой путевой лист является документом, подтверждающим, что машина используется именно в служебных целях. Поэтому, хотя сведения о пунктах назначения и не входят в перечень обязательных реквизитов, налоговики настаивают на том, что в путевом листе нужно фиксировать подробный маршрут поездки. Важно указывать конкретные пункты назначения и быть готовым пояснять цели поездки в случае необходимости.

С 2017 г. отметка о техосмотре тоже стала одним из обязательных реквизитов. Она проставляется перед началом каждого рейса. Ее должен вносить специально уполномоченный сотрудник либо сторонняя организации, имеющая соответствующую специализацию. Без данной отметки водитель не имеет права отправляться в рейс.

Обязательно нужно обратить внимание и на даты в путевом листе, поскольку с текущими поправками путевой лист выписывается на каждую отдельную смену. Для организации надежнее будет фиксировать не только дату составления, но также и срок действия. Это особенно важно, когда речь идет о многодневных рейсах или круглосуточной работе сотрудника. Также не стоит забывать сверять эти даты с другими первичными документами. Например, с накладными и датами отгрузки в них. Если инспекторами будет выявлено несоответствие, то это может привести к более детальной проверке.

Один из вариантов, которые советуют предприниматели, нанять медработника на неполную ставку по совместительству. Если вы заключаете договор на обслуживание с частным лицом, убедитесь, что данный человек имеет лицензию на врачебную деятельность (это не документ об образовании, не путайте). Такой способ подходит, если территориально рядом с вами есть государственные медицинские организации или частные компании со штатным медиком.

Перевозчики пассажиров обязаны иметь лицензию на право работы таксистом. Путевку должна выдавать организация, оформляющая разрешение. Но иногда она находится слишком далеко, даже в другом городе. В таком случае водитель обращается в транспортную компанию, от которой получает заказы.

  • Нет необходимости содержать штатную единицу (медработника).
  • Не нужно оборудовать кабинет для осмотров.
  • Избегаете сложностей и затрат с получением лицензии на медицинскую деятельность для юридического лица.
  • Цену и качество обслуживания выбираете самостоятельно из многообразия предложенных вариантов, конкуренция работает на вас.
  • Имеете право на лояльное отношение к себе как к клиенту.
  • тип тс, марку и модель тс, а в случае если тс используется с прицепом (полуприцепом), кроме того — марку и модель прицепа (полуприцепа);
  • гос. рег. номер тс, а в случае если тс используется с прицепом (полуприцепом), его рег. номер;
  • показания одометра (полные километры пробега) при выезде тс с парковки (парковочного места), по возвращении из рейса и окончании смены (рабочего дня) водителя, а также при заезде тс на парковку по окончании смены (рабочего дня);
  • дату и время проведения предрейсового или предсменного (если предусмотрена законодательством РФ) контроля технического состояния транспортного средства;
  • дату и время выпуска транспортного средства на линию и его возвращения.

15. Даты и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя проставляются медицинским работником, проводившим соответствующий осмотр, и заверяются его подписью с указанием фамилии и инициалов. По результатам прохождения предрейсового медицинского осмотра на путевом листе проставляется о. По результатам прохождения послерейсового медицинского осмотра проставляется о.

Правомерно ли признание ГСМ в составе расходов при расчете налога на прибыль организаций, если в момент поездки на служебном автомобиле директор находится в ежегодном отпуске

Налогоплательщики вправе уменьшить для целей налогообложения полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ) при условии, что такие расходы экономически оправданы, документально подтверждены и произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ, письмо Минфина России от 27.01.2014 N 03-03-06/1/2875).

Также отметим, что в качестве одного из документов, подтверждающих расходы на приобретение ГСМ, организация может использовать путевые листы, закрепив указанный порядок в учетной политике для целей налогообложения. При этом налогоплательщик также вправе использовать иные документы, подтверждающие произведенные расходы, оформленные в соответствии с требованиями законодательства РФ (смотрите письмо Минфина России от 16.06.2011 N 03-03-06/1/354).

Учитывая сказанное, полагаем, что единственно возможным вариантом учета расходов является включение условия о такой выплате в трудовой договор и (или) коллективный договор (п. 25 ст. 255 НК РФ). При этом в связи с проблемой доказывания соответствия рассматриваемой выплаты критериям ст. 252 НК РФ правомерность ее учета в составе расхода при расчете налога на прибыль, скорее всего, придется отстаивать в споре с налоговым органом.

В рассматриваемом же случае, на наш взгляд, доказать производственный характер расхода на ГСМ, затраченного на поездку в аэропорт, проблематично, поскольку поездка относится к периоду нахождения работника (директора) в ежегодном отпуске (смотрите также письмо Минфина России от 21.10.2011 N 03-03-06/1/679). Например, в письме ФНС России от 28.07.2014 N ГД-4-3/14565@ высказано мнение, что правовая позиция (применительно к выплатам, произведенным при увольнении работника по соглашению сторон) состоит в том, что для отнесения выплат, производимых в пользу работника, в состав расходов для целей налогообложения прибыли организаций необходимо как формальное, так и фактическое соответствие таких выплат требованиям ст.ст. 252 и 255 НК РФ, а именно:

Применительно к выплате компенсации за использование личных автомобилей сотрудников (признаваемой при налогообложении также по основанию пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ) Минфин России в письме от 03.12.2009 N 03-04-06-02/87 разъяснял, что компенсация за использование для служебных поездок личного легкового автомобиля, выплачиваемая работнику за время его нахождения в очередном отпуске или на больничном, т.е. за время, когда личный транспорт этого работника фактически не использовался в производственных целях, не может учитываться в составе расходов, уменьшающих налогооблагаемые доходы. За время отсутствия работника на рабочем месте (отпуск, командировка, больничный лист и т.п.), когда личный автомобиль не эксплуатируется, компенсация не выплачивается (письмо УФНС России по г. Москве от 22.02.2007 N 20-12/016776). В рассматриваемом случае речь идет о служебном, а не личном автомобиле, а поездка, которую можно расценить как не имеющую производственной направленности, носит разовый характер. Тем не менее мы полагаем, что логика проверяющих в отношении признания расходов на ГСМ будет близка высказанной в указанных письмах и стоимость ГСМ, используемого директором для личных нужд, исключена из состава расходов при исчислении налога на прибыль.

Нужно ли оформлять путевой лист и медицинские освидетельствования, если организация пользуется легковым автомобилем для собственных нужд

Порядок оформления путевого листа на транспортное средство предусмотрен Приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов» (далее — Порядок). Порядок заполнения путевых листов обязателен для юридических лиц, эксплуатирующих легковые автомобили (п. 2 Порядка).

При осуществлении перевозок для собственных нужд путевой лист может быть выдан (п. п. 4, 10 Порядка): на один рабочий день, если водитель совершает один или несколько рейсов в течение смены (рабочего дня); на срок, соответствующий длительности рейса, если он превышает продолжительность смены (рабочего дня).

Путевой лист оформляется на каждое транспортное средство, используемое организацией, в частности, для осуществления перевозок грузов и пассажиров, даже если организация не занимается предпринимательской деятельностью по перевозке пассажиров и грузов (п. 9 Порядка, Определение Верховного Суда РФ от 01.09.2014 N 302-КГ14-529).

Следует отметить, под перевозками для собственных нужд подразумевается перемещение лиц, кроме водителя, и (или) материальных объектов без заключения договоров перевозки или фрахтования (п. 2 ст. 20 Федерального закона от 10.12.1995 N 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения»). Это означает, что в ситуации, когда работник использует легковой автомобиль организации для служебных поездок, не работает водителем, не перевозит грузы и не перемещает иных лиц, кроме самого себя, то есть использует исключительно для передвижения, наличие путевого листа не требуется.

Путевой лист должен оформляться каждый раз до выезда транспортного средства в рейс с парковки с проставлением в путевом листе отметок о проведенном предрейсовом медицинском осмотре водителей, а также предрейсовом или предсменном контроле технического состояния транспортных средств (Письмо Минтранса России от 04.04.2019 N ДЗ-514-ПГ).

Минфин РФ еще в 2006 году разъяснил, что организации, не являющиеся автотранспортными, могут разработать свою форму путевого листа либо иного документа, подтверждающего произведенные расходы в виде горюче-смазочных материалов, в которой должны быть отражены все реквизиты, предусмотренные Федеральным законом о бухучете (письмо от 07.04.2006 г. № 03-03-04/1/327).

Сведения о сроке действия путевого листа включают дату (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован, а в случае если путевой лист оформляется более чем на один день – даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован.

Ст. 6 Устава автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта установлено, что осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство запрещается.

Форма № 3 «Путевой лист легкового автомобиля», утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 г. № 78, распространяется на юридические лица всех форм собственности, осуществляющие деятельность по эксплуатации автотранспортных средств (грузовых, легковых, в том числе служебных, автомобилей, специализированных и такси), и имеет обязательный характер для автотранспортных организаций.

Например, в ст. 2 Устава приведено определение понятия «перевозчик», под которым в Уставе подразумеваются юридическое лицо, индивидуальный предприниматель, принявшие на себя по договору перевозки пассажира, договору перевозки груза обязанность перевезти пассажира и доставить багаж, а также перевезти вверенный грузоотправителем груз в пункт назначения и выдать багаж, груз управомоченному на их получение лицу.

  • прописывают полное название п/л: о каком виде транспортного средства идет речь (легкового такси; автобуса необщего пользования и т. п.);
  • порядковый номер соответствует нумерации, принятой в организации для внутреннего учета п/л. Если буквенной идентификации нет, серию можно не указывать.

Делать это должны и компании-перевозчики и организации, использующие транспорт для удовлетворения собственных потребностей (п. 9 приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152, ч. 2 ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ). Встает вопрос, нужен ли путевой лист директору на служебный автомобиль ?

Ранее обязательные реквизиты требовали указать только модель транспортного средства, с 1 января 2020 года в дополнение нужно указать и его марку. В данном случае изменение минимальное. Связано это с тем, что модель автомобиля без марки мало о чем говорит. Поэтому при заполнении путевых листов сотрудники большинства организаций указывали и марку, и модель.

В целях оформления путевых листов нужно определиться с тем, кого законодательство считает пассажирами. Это любые физические лица, кроме водителя, находящиеся в транспортном средстве, а также лица, которые садятся в транспортное средство и выходят из него (п. 1.2 Правил дорожного движения). Таким образом, под пассажирами понимаются любые физ лица, за исключением водителя автомобиля.

  1. Как заполняется путевой лист, оформленный на юрлицо и в какой порядковой последовательности, решают компетентные работники федерального органа исполнительной власти, в их полномочия также входит выработка принципов государственной политики и правового контроля в транспортной области. В тексте идет речь и об обязательном указании сведений и информации о юрлице, физическом лице.
  2. Законом не разрешается перевозить пассажиров и вещи на автобусах, трамваях, легковых авто, если на руках у водителя нет выписанного путевого листа на конкретный вид транспортного средства, которым сейчас управляет шофер.

Использование личного транспорта в служебных целях и компенсация затрат

Во избежание недоразумений с проверяющими структурами, целесообразно разработать и утвердить отдельный локальный документ по предприятию, который будет регулировать вопросы учета реальных затрат на содержание и эксплуатацию личного транспорта сотрудников. Но здесь главное правильно наладить первичный учет выполненной работы. А дальше бухгалтерия сможет без особого труда разнести расходы по соответствующим статьям учета. Сотрудник же получит полную компенсацию своих затрат.

  1. Трудовой договор. Когда гражданин нанимается на работу со своим автомобилем, что будет использоваться для служебных целей. Здесь сразу целесообразно указывать условия и размер выплаты компенсации за эксплуатацию авто для рабочих целей. Они должны быть понятными, полностью покрывать понесенные гражданином затраты.
  2. Дополнительное соглашение. Практикуют, когда идея привлечь транспорт сотрудника для рабочих целей возникла в будущем, когда он уже находился в штате. В этом случае просто подписывается дополнительное соглашение к уже имеющемуся договору. Оно становится его неотъемлемой частью.

Важно обозначить, что закон вносит ограничения исключительно на выплату фиксированной части компенсации. Сопутствующие прочие затраты (топливо, техосмотр, различные виды ремонтов и диагностики) в это ограничение не входят и регулируются компанией нанимателей самостоятельно.

Расходы компании на содержание служебного автотранспорта – весьма ощутимая статья затрат. Поэтому многие компании стараются привлекать к работе сотрудников с личным автотранспортом. А дальше просто компенсировать понесенные тружеником затраты на эксплуатацию авто. Рассмотрим, как использование личного транспорта в служебных целях происходит на практике, какие нюансы стоит учитывать, а также поговорим об имеющихся подводных камнях.

Помните, чтобы получить возмещение реальных затрат в процессе эксплуатации своего транспортного средства для нужд работодателя, потребуется собрать все первичные документы, подтверждающие расходы, а также документы, где указано, что работа выполнялась для конкретного учреждения.

Если генеральный директор на служебном автомобиле совершит ДТП с пострадавшими, то к ответственности могут привлечь его как водителя, его как руководителя организации (обязан обеспечить БДД), и вас как ответственное лицо непосредственно уполномоченное проводить все соответствующие мероприятия (у вас есть должностная инструкция и есть Приказ).

Что в этом сложного? Конечно, ничего! Главное — правильно заполнить путевой лист, чтобы не было проблем с подтверждением расходов. Путевой лист автомобиля является основным первичным документом, который, так же как и товарно-транспортная накладная, содержит данные для осуществления расчетов за перевозки грузов, списания ГСМ на себестоимость и начисления заработной платы водителю.

По правилам, в путевом листе указываются данные автомобиля и водителя, количество израсходованного топлива, а также отметки механика и медработника, выпустивших машину на линию или в рейс. В соответствии с пунктом 2.1.1 ПДД “в установленных случаях” инспектор ГИБДД имеет право потребовать у водителя предъявить путевой лист.

Возможность ездить без путевки зависит от формы собственности на автомобиль, вид ТС и цели поездки. Согласно нормативам при управлении собственником грузового автотранспорта путевка требуется при осуществлении рейса в любых случаях, так как, за рулем находится водитель, оформленный в этом качестве. Перевозит индивидуальный предприниматель мебель для себя или по заказу — неважно. П.л. заполняют со всеми необходимыми реквизитами, включая осмотр медиком и контролером техсостояния авто.

Ранее обязательные реквизиты требовали указать только модель транспортного средства, с 1 января 2020 года в дополнение нужно указать и его марку. В данном случае изменение минимальное. Связано это с тем, что модель автомобиля без марки мало о чем говорит. Поэтому при заполнении путевых листов сотрудники большинства организаций указывали и марку, и модель.

Командировка водителя: как правильно оформить путевой лист

Будет ли это являться нарушением и могут ли возникнуть впоследствии вопросы у проверяющих органов? Мы специально по этому поводу обращались с запросом в Минтранс, и получили ответ, что на путевом листе не требуется печати либо штампа владельца ТС, поэтому проблем не будет.

Обратите внимание! Лист должен быть оформлен от имени владельца ТС, то есть работодателя водителя — причем с правильным порядковым номером. Поэтому водитель в такой ситуации звонит работодателю и выясняет следующий по журналу учета движения путевых листов номер. Этот номер организация (в нашем случае СТО) и проставляет на путевом листе.

Допустим, вы отправили водителя в рейс, который длится с 25 по 30 апреля. Отметка о предрейсовом осмотре, которая стоит у него в путевом листе, действует все эти дни. Если до окончания срока путевого листа водитель благополучно вернулся домой — отлично, больше никаких медосмотров в рамках этого рейса ему проходить не надо.

  • Вы не знаете точно, когда водитель вернется. Это вполне возможно — всё зависит от того, какие неисправности найдут у автомобиля на СТО, не придется ли заказывать и ждать какие-то детали и т.п. Тогда ставьте в путевом листе приблизительную дату возвращения, с учетом нескольких «запасных» дней.
  • Водитель не успевает вернуться к указанному в путевом листе сроку. В этом случае нужно оформлять новый путевой лист, на обратную дорогу. Водитель может заполнить его сам или обратиться еще к какой-либо организации, той же СТО. В любом случае, несколько чистых запасных бланков у водителя на этот случай всегда должны быть.

Многие думают, что проходить предрейсовый медосмотр водителю в длительной командировке надо каждый день. Это не так. Медосмотр потому и назван предрейсовым, что он проводится непосредственно перед рейсом, который по нынешнему законодательству может длиться сколько угодно.

Путевой лист является первичным бухгалтерским документом и необходим для бухгалтерской отчетности в части подтверждения расходов на топливо, учета отработанных водителем часов, начисления амортизации машин по пробегу и времени использования. А также для подтверждения по запросу сотрудника ДПС, что водитель в данный момент едет не по частным делам, а находится при исполнении трудовых обязанностей.

Главбух советует: Оформляя путевые листы, заполняйте все обязательные реквизиты аккуратно и без ошибок. При проверке допущенные неточности могут стать для инспекторов основанием исключить путевые листы из состава документов, подтверждающих расходы. В этом случае обоснованность затрат придется доказывать в суде.

Но что делать, если начальство кому-то из своих сотрудников говорит: «Сгоняй на вокзал за командированным к нам сотрудником и забери его багаж»? А потом точно так же просит привезти канцтовары, потому что грузовик компании в ремонте, и, наконец, требует развезти по всем контрагентам в Северной столице новогодние презенты! А какие могут быть пробки в мегаполисе, и сколько в них сгорает бензина, хорошо представляет любой водитель.

Отметку о предрейсовом контроле технического состояния в путевых листах нужно было ставить и до вступления в силу приказа Минтранса России от 6 апреля 2017 № 141 . Это требование прописано в пункте 29 Правил, утвержденных приказом Минтранса России от 15 января 2014 № 7 .

В графу «количество ездок» вносится число, равное количеству совершенных водителем ходок. Все это характерно для примера заполнения формы 4-п. К данной форме могут прилагаться отрывные талоны, выступающие в качестве предъявляемого счета, по которым заказчик обязуется оплатить доставку товара. В них же заказчик прописывает следующую информацию:

Образец путевого листа на директора

Директор может использовать автомобиль компании как для служебных поездок, так и для личных дел. Путевой лист на такой транспорт необходимо оформлять в том случае, если компания оплачивает ГСМ для авто. Этот документ будет свидетельствовать о расходах горючего, которые затем можно списывать в налоговом учете при расчете налогооблагаемой базы по прибыли (Письмо Минфина РФ от 16.06.2011 г. № 03-03-06/1/354 и Определение ВАС РФ от 30.08.2013 г. № ВАС-11880/13).

Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ для признания расходов в налоговом учете необходимо их документальное подтверждение и обоснование. Для этих целей как раз подходит путевой лист, согласно которому подтверждается факт использования транспорта в трудовых, а не личных целях (Письмо ФНС РФ от 22.11.2010 г. № ШС-37-3/15988@).

Если компания не является автотранспортной, то она может оформлять путевые листы не на один день, а на более продолжительный период, но не более 1 месяца. Согласно Письму Минфина РФ от 07.04.2006 г. № 03-03-04/1/327 таким образом можно поступать и при оформлении путевого листа на директора, то есть создавать документ на период до месяца.

Оцените статью