Инструкция по кадровому делопроизводству 2021

Бланки трудовых книжек и вкладыши храните в бухгалтерии как бланки строгой отчетности. Приходно-расходную книгу также ведет бухгалтерия (см. п. 41 Постановления № 225). На этом этапе также оформите книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Ее ведет кадровая служба.

  1. Комплект локальных нормативных актов для ознакомления с ними работников.
  2. Проект трудового договора с включенными в него или в должностную инструкцию должностными обязанностями.
  3. Бланк приказа о приеме на работу (ст. 68 ТК РФ). Приказ может быть по унифицированной форме — форме Т-1 (форма Т-1а) или по утвержденной работодателем форме.
  4. Бланки личной карточки по форме Т-2 (для государственных или муниципальных служащих — форма Т-2 ГС(МС). Обратите внимание: личную карточку Т-2 (Т-2ГС(МС) ведут в письменном виде на картоне.

Типичная ошибка: в кадровых документах наименование работодателя указано не в соответствии с учредительными документами. Например, в уставе прописано полное и сокращенное наименование, а в кадровых документах — только полное или только сокращенное наименование работодателя.

На руководителя должны быть оформлены документы о назначении (избрании) его генеральным директором в соответствии с федеральными законами и учредительными документами и документы в рамках трудового законодательства: трудовой договор, приказ о приеме на работу. Должна быть внесена запись в трудовую книжку.

Почему штатное расписание является одним из первых документов, напрямую связанных с трудовой функцией кадровика? Штатное расписание — это документ организационно-распорядительного характера, который по сути отвечает на вопрос, потребность в каких трудовых функциях испытывает работодатель.

Кадровое делопроизводство — это комплекс процедур по документальному оформлению трудовых отношений. Ключевые моменты взаимодействия с персоналом — трудоустройство и увольнение, перевод и направление в командировку, награждение и дисциплинарное наказание — сопровождаются определенными формальностями. Все работодатели, использующие наемный труд, обязаны вести кадровое делопроизводство, особенно в 2021: новые требования несколько упрощают этот процесс для индивидуальных предпринимателей и микропредприятий, но полностью от него не освобождают.

Вести кадровый учет с нуля может как один специалист по кадрам, так и кадровая служба. Все зависит от масштаба компании и сложности ее структуры. Чем больше штат, тем солиднее поток документов, с которым приходится иметь дело кадровику, тем сложнее ему справляться в одиночку. Кадровую службу приходится расширять. А в небольших организациях, где работает в общей сложности 10–20 человек, все вопросы, связанные с персоналом, может единолично решать руководитель. В идеале для этого нужна соответствующая квалификация, но при малом объеме работы даже освоенное с нуля кадровое делопроизводство для чайников позволяет нормально с ней справляться.

Кадровое делопроизводство с нуля

Но, отказавшись от разработки локальных документов, микропредприятия должны заключать трудовые договоры по типовой форме, где прописаны соответствующие положения, которые заменяют эти локальные документы. Форма утверждена Постановлением Правительства РФ № 858 от 27.08.2016.

Каждого сотрудника принимают по трудовому договору, будь то постоянный сотрудник, временный или совместитель. Если в будущем в условиях труда, должности, зарплате, будут какие-то изменения, в трудовой договор нужно будет вносить изменения, а для этого оформлять дополнительные соглашения.

На основе трудового договора оформляют приказ о приеме на работу. В дальнейшем все действия по отношению к сотруднику тоже нужно будет оформлять приказами по личному составу: переводы, поощрения, наказания, премирования, увольнение, предоставление отпуска и т.д.

  • штатное расписание;
  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • положение о персональных данных;
  • график отпусков;
  • приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
  • книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
  • табель учета рабочего времени.
  • должностные инструкции;
  • Положение об оплате труда и премировании;
  • инструкция по кадровому делопроизводству;
  • Положение о коммерческой тайне;
  • Положение об аттестации;
  • коллективный договор;
  • Положение об оказании первой помощи пострадавшим на производстве;
  • Положение о командировках;
  • личные дела сотрудников и т.д.

Должностная инструкция кадровика в 2021 году

Трудовое законодательство не содержит норм, требующих от работодателя обязательного составления должностных инструкций (ДИ). Однако этот документ необходим для определения трудовых функций работника, его прав и обязанностей, ответственности, квалификационных требований, предъявляемых к занимаемой должности. В нашей статье речь пойдет о ДИ кадровика и особенностях ее составления в 2021 году.

  1. Прием персонала на работу.
  2. Оформление кадровых документов.
  3. Подготовка локальных нормативных актов и других обязательных документов.
  4. Ведение воинского учета.
  5. Остальные участки работы, в зависимости от специфики деятельности компании.
  • профстандартом специалиста по управлению персоналом, утвержденным Приказом Минтруда РФ от 06.10.2015 № 691н;
  • Общероссийским классификатором занятий ОК 010-2014 (МСКЗ-08), утвержденным Приказом Росстандарта от 12.12.2014 № 2020-ст;
  • квалификационным справочником, утвержденным Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 № 37.
  • вести учет личного состава компании;
  • оформлять прием, перевод, увольнение работников, направление в командировки, предоставление отпусков, привлечение к дисциплинарной ответственности;
  • заполнять, учитывать и хранить трудовые книжки;
  • вести учет предоставления отпусков работникам, составлять график очередных отпусков;
  • выдавать справки о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников;
  • вести учет и проверку правильности оформления больничных. Заполнять соответствующие графы о страховом стаже для определения размера пособия по временной нетрудоспособности;
  • представлять в ПФР сведения для регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учета, если лицо принято на работу впервые. Составлять форму СЗВ-ТД и осуществлять ее передачу в ПФР;
  • контролировать своевременное составление табелей учета рабочего времени;
  • обеспечивать хранение в отделе кадров кадровой документации (трудовые договоры, приказы по личному составу и их основания, журналы учета);
  • готовить документы к сдаче их на хранение в архив;
  • составлять документы в страховые компании для оформления полисов по добровольному медицинскому страхованию работников;
  • организовывать и документально оформлять аттестацию и обучение персонала;
  • осуществлять воинский учет.

1. Благодаря Закону от 16.12.2019 № 439-ФЗ, внесшему в ТК РФ понятие электронных трудовых книжек (ст. 66.1), у работодателей появилась новая обязанность – составление и подача в пенсионный фонд формы СЗВ-ТД. Кроме того, работникам кадровой службы необходимо инструктировать сотрудников по вопросам перехода на ЭТК.

Приказы формируются по срокам хранения. Приказы по кадрам (прием, перевод, увольнение) хранятся в компании 50 или 75 лет, приказы по отпускам и командировкам – 5 лет. Затем, составляется акт и приказы уничтожаются.
Приказы по кадрам, как мы уже говорили ранее, могут вестись в свободной форме (с учетом обязательных реквизитов) или в формах, утвержденных Госкомстатом. На мой взгляд эти приказы достаточно удобны и не требуют изменений.
Обязательные приказы по основной деятельности я бы хотела рассмотреть подробнее. Кстати, эти приказы запрашиваются при проведении любых проверок, поэтому, я рекомендую их издать и сделать копию, положив в отдельную папку, чтоб не запрашивать при необходимости из архива.

  • обеспечение безопасности работников при эксплуатации зданий и сооружений, проведении различных видов работ, при применении инструментов;
  • применение подлежащих сертификации средств индивидуальной и коллективной защиты работников;
  • соблюдение режима труда и отдыха работников;
  • проведение обучения безопасным методам и приемам работы, оказанию первой медицинской помощи, в том числе проведение инструктажей на рабочем месте;
  • недопущение сотрудников, которые не прошли обучение охране труда и проверку знаний, к работе;
  • информирование сотрудников об условиях работы, охране труда на рабочих местах, о возможных рисках, средствах индивидуальной защиты и предусмотренных компенсациях;
  • принятие мер для предотвращения аварийных ситуаций, обеспечение безопасности работников при их возникновении;
  • расследование и учет несчастных случаев на производстве, случаев возникновения профессиональных заболеваний;
  • санитарно-бытовое и лечебно-профилактическое обслуживание работников;
  • социальное страхование работников от несчастных случаев и профессиональных заболеваний;
  • информирование сотрудников о требованиях охраны труда;
  • разработка документов по охране труда по согласованию с первичной профсоюзной организацией, Советом трудового коллектива.

Разработайте ЛНА о переводе на временную удаленную работу в исключительных ситуациях и согласуйте его с профсоюзом. Официально установлено разрешение оформлять перевод работника на удаленную работу дополнительным соглашением к трудовому договору. Внесите в ЛНА способы взаимодействия с удаленными работниками:

  1. В трудовом договоре прописан пункт «Ознакомлен с (перечень предоставленной документации)», затем место для подписи сотрудника;
  2. Формируется отдельный документ с перечнем документации и напротив каждого наименования находится графа для подписи.
Читайте также:  Имеется у предприятия земля и здание какие налоги надо платить 2021

Включайте в график все работников, которые у вас есть на тот момент. Новичков, оформленных на работу после утверждения графика, включать в него постфактум не нужно. Их отпуска войдут в график на следующий, 2022 год. А в 2021 году отпуск таким сотрудникам предоставляйте на основании заявлений.

Приглашаем пройти его. Дополнительный отпуск за работу в режиме ненормированного рабочего дня.
Тест будет доступен всем зарегистрированным пользователям сайта три дня, потом он будет доступен только подписчикам журнала «Кадровик-практик».
Подписаться на журнал >>

С 12 по 18 сентября скидка 30% на книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (варианты — с прошнуровкой и пломбировкой или без прошнуровки и пломбировки) и приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (варианты — с прошнуровкой и пломбировкой или без прошнуровки и пломбировки)!

  • Купить книги учета со скидкой >>

Уважаемые подписчики журнала «Кадровик-практик»!
В январский номер журнала вошел наш первый подробный комментарий к изменениям в законодательстве, связанным с введением «электронных трудовых книжек». Мы опубликовали этоткомментарийдосрочно в доступной Вам справочной базе ИКС. Журнал по графику выходит в последний день месяца, но в связи с новшествами в законе кадровику сейчас важен каждый день, поэтому мы опубликовали для вас этот материал досрочно, читайте — ПЕРЕХОД НА «ЭЛЕКТРОННЫЕ ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ»: ПЕРВЫЙ КОММЕНТАРИЙ и присылайте в редакцию Ваши отзывы. Там же доступны образцы документов.
Если у Вас заканчивается период подписки, подпишитесь на будущие месяцы (цена при годовой подписке — примерно 5 руб./день). Напоминаем, что при подписке Вам доступны в период подписки:

  • текущие журналы «Кадровик-практик»
  • архив статей за прошлые годы,
  • справочная база по кадровому делопроизводству,
  • «книжная полка»,
  • курс основ кадрового делопроизводства с тестами.

Выбрать вариант подписки, подписаться >>

Статья «Как не работающим в апреле организациям выплатить зарплату сотрудникам?», подготовленная в апрельский номер журнала «Кадровик-практик», досрочно опубликована в справочной базе, доступной подписчикам.
Ситуацию борьбы с коронавирусом мы переживаем впервые. Возникают многочисленные вопросы, однозначные ответы на которые дать нельзя, поскольку отсутствует правовое регулирование.
Указом Президента РФ от 02.04.2020 N 239 в России продлен период нерабочих дней с сохранением за работниками заработной платы до 30 апреля 2020 г. Как и в предыдущем Указе, это касается всех организаций, за исключением непрерывно действующих и тех, которые обеспечивают жизнедеятельность населения России.
Сразу заметим, что ограничения, установленные в связи с пандемией коронавируса, не освобождают работодателей от обязанности выплачивать зарплату своим работникам. На это указывают и специалисты Роструда.

Акция до 30 апреля! Подписавшимся на журнал «Кадровик-практик» в период с 1 по 30 апреля на год в подарок книга «Практика увольнений» (доступ к электронной версии открывается на нашем сайте под Ваш логин, печатная версия высылается Почтой РФ по указанному Вами в форме заказа адресу)

Должностная инструкция инспектора по кадрам

Действующее законодательство не содержит указаний по параметрам создания должностных инструкций. В результате работодатели могут спокойно создавать документы, приспособленные для их потребностей. На практике они применяют переделки типовых инструкций, используя определенные стандарты делового документооборота. Данные стандарты касаются формы документа, его оформления и содержания. Так, структура инструкции включает 4 раздела, в которых закреплены основные параметры деятельности специалиста:

Данная часть наиболее сильно отличается по различным фирмам. В компаниях разных размеров, организационно-правовой формы, специализации даже одинаковые специалисты могут выполнять различные функции, в особенности — второстепенные. Основное ограничение — чтобы эти различия укладывались в пределы параметров трудового договора. Также не рекомендуется нагружать специалиста дополнительными функциями, поскольку такая нагрузка может отвлечь его от основной деятельности.

  1. Предлагать менеджменту организации мероприятия по улучшению ситуации в области своей компетенции.
  2. Участвовать в собраниях отдела персонала по вопросам его развития.
  3. Требовать от сотрудников организации информацию, необходимую в своей трудовой деятельности.
  4. Получать премиальные выплаты по мере выполнения плановых показателей, оговоренных в соответствующих документах.
  5. Требовать от менеджмента организации поддержания оптимальных условий для эффективного выполнения своей трудовой деятельности.
  1. За материальный ущерб, причиненный работодателю из-за несоответствующих действий, — в соответствии с нормами трудового права.
  2. За разглашение внутренней информации организации — в тех границах, которые прописаны в законодательстве.
  3. За ненадлежащее выполнение трудовых функций — в пределах, определенных в трудовом законодательстве.
  4. За правонарушения, которые были совершены на рабочем месте, — в соответствии с разделами административного, трудового и уголовного права.

В разделе перечислены несколько основных прав сотрудника: на внесение предложений руководству, участие в собраниях сотрудников и пр. В зависимости от особенностей кадровой политики нанимателя можно добавить и дополнительные права. Например, на получение служебного автомобиля или на частичную компенсацию работодателем расходов на сотовую связь.

Участие в эксперименте по использованию электронных документов, связанных с работой, является добровольным и для работников, и для работодателей, они вправе из него выйти в любой момент: работники для этого должны уведомить работодателя в письменной форме, работодатели – направить заявление об отказе от участия в эксперименте в Минтруд России.

В случае подачи заявления о ведении работодателем сведений о трудовой деятельности в электронном виде в период, когда работник находится на удаленке, Роструд рекомендует выдавать трудовую книжку в порядке, аналогичном предусмотренному для ситуаций невозможности выдачи трудовой книжки увольняемому работнику в день увольнения (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ). Работодателю следует направить работнику уведомление о необходимости дать согласие на отправление трудовой книжки по почте или каким-либо иным образом получить ее (указанная статья предполагает явку к работодателю, но в условиях пандемии нужно минимизировать посещение офисов сотрудниками, переведенными на удаленный режим работы, именно поэтому в первую очередь стоит рассматривать вариант направления трудовой книжки заказным письмом).

31 октября истекает срок, в течение которого работодатели обязаны уведомить каждого из своих работников об изменениях в трудовом законодательстве, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде, и об их праве выбора между продолжением ведения трудовой книжки и предоставлением им сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 Трудового кодекса (п. 2 Постановления Правительства РФ от 19 июня 2020 г. № 887). Своевременность уведомления работников может проверяться при проведении проверок работодателей инспекциями труда, поэтому Роструд советует обязательно фиксировать дату направления уведомлений и факт получения их каждым работником. Кроме того, если уведомления направляются, помимо письменного, в каком-то ином формате, например посредством электронной почты, следует обязательно закрепить такую возможность в соответствующем локальном нормативном акте организации. Уведомлять принятых на работу после 31 октября текущего года сотрудников об указанных изменениях в законодательстве и праве выбора формата ведения сведений об их трудовой деятельности работодатель не обязан, но может по своей инициативе выяснить, знают ли они об этих изменениях, и при необходимости уведомить их, и заместитель руководителя Роструда советует это делать. Также рекомендуется направлять соответствующие уведомления внешним совместителям, которые вправе подать заявление о формировании работодателем сведений об их деятельности в электронном виде и запрашивать в дальнейшем эти сведения.

Принять локальные нормативные акты, связанные с проведением эксперимента, в том числе об использовании работодателем и работником электронной подписи, а также о порядке обработки связанных с работой электронных документов, содержащих персональные данные работников (какие положения рекомендуется в них отразить, определено в п. 22 Положения), и ознакомить работников с этими актами, причем факт ознакомления должен быть подтвержден их подписями.

До 1 декабря текущего года работодателям, планирующим принять участие в эксперименте по использованию в электронном виде без дублирования на бумажном носителе документов, связанных с работой, в отношении которых действующее законодательство предусматривает требование об оформлении на бумажном носителе или об ознакомлении с ними работников в письменной форме (который проводится в соответствии с Федеральным законом от 24 апреля 2020 г. № 122-ФЗ; далее – Закон № 122-ФЗ), следует подать в Минтруд России соответствующее заявление. Эксперимент для всех его участников, перечень которых министерство сформирует на основе поступивших заявлений, продлится по 31 марта 2021 года включительно, конкретную же дату его начала каждый работодатель определяет для своей организации самостоятельно.

Прежде всего, это относится к оформлению. В приказе могут быть не прописаны условия по испытательному сроку или характер выполняемой работы. Иногда ошибки допускаются в инициалах или фамилии сотрудника, а так же его рабочем подразделении. Здесь важно учитывать, что приказ, выполненный с допущением ошибок или изданный неуполномоченным на это лицом, является недействительным.

Читайте также:  Закон земля для многодетных семей 2021 краснодарский край

Кадровый персонал не может обойтись без создания следующих бумаг:

  1. бланки по приказам;
  2. договоры о материальной ответственности;
  3. журнал регистрации;
  4. книги по учету;
  5. табель по рабочему времени.
  6. После документов нужно позаботиться о том, кто и как должен вести трудовые книжки.

В любой работе могут быть допущены ошибки. Поэтому кадровое делопроизводство не является исключением. Поскольку это сложный процесс и запомнить большой объем информации многим начинающим сотрудникам сложно, то основные из них заключаются в следующем:

    При оформлении и увольнении работника.

Для корректного кадрового делопроизводства потребуются следующие программы:

  1. предсистемы, то есть программы обеспечивающие учет;
  2. HRM-системы. Это система решающая проблему с автоматизацией кадров. Это система хранящая информацию на каждого из работников;
  3. WFM-система. У этих программ больше функций по сравнению с обычными программами для автоматизации;
  4. HCM-системы решающие вопросы не только по количественному показателю персонала, но и по качественному. Такие программы улучшают работу крупных фирм, примерно на 15 процентов.

Помимо основных задач, у сотрудников этой сферы деятельности существуют и дополнительные задачи, такие как:

  • отслеживание рынка по заработной плате;
  • отслеживание и приглашение кандидатов для трудоустройства;
  • составление списка открытых вакансий в организации;
  • разработка положений об увольнении и приеме на работу сотрудников компании.

Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговые инструкции 2021

  • заключение трудового договора в одном экземпляре;
  • отсутствие факта и даты регистрации трудового договора;
  • отсутствие подписей в трудовом договоре;
  • отсутствие подписи работника о получении экземпляра трудового договора на экземпляре работодателя;
  • отсутствие прописанных обязательных условий или сведений;
  • отсутствие условий приема на работу с испытательным сроком, при его наличии;
  • отсутствие конкретной величины заработной платы;
  • отсутствие установленных сроков и места выплаты заработной платы, если это отсутствует в правилах внутреннего трудового распорядка (ПВТР) (если сроки указаны в ПВТР, то в трудовом договоре их указывать не обязательно);
  • отсутствие установленного режима работы и отпуска, если режим работы отличается от установленного в ПВТР.

Вопрос об их хранении и заполнении документов должен решаться вовремя и заранее. На начальном этапе, когда персонала на работе совсем мало, этим может заниматься учредитель фирмы. По этому поводу должен быть издан специальный приказ. При его отсутствии фирме будет назначен серьезный штраф.

Кадровое делопроизводство усложнилось в 2021, новые требования к документообороту, обработке персональных данных усилили роль кадровика в работе компаний. Ужесточились инспекционные требования. Запрашивать документы для проверки вправе инспекторы ГИТ, проверяющие из прокуратуры, представители Пенсионного фонда.

  • отсутствие обязательных документов в личном деле;
  • нарушение порядка документации;
  • отсутствие сверки личных дел в установленные сроки;
  • включение в дело документов, которые не должны быть в нем;
  • передача личных дел сторонним организациям и лицам.
  • Оформление документов, касающихся отпуска, больничного и иных справок.
  • Формирование личного дела на каждого из сотрудников.
  • Подготовка и разработка табеля по рабочему времени.
  • Проведение и подготовка кадровых приказов.
  • Расчет и последующее начисление заработной платы.

    Статистика, которой поделился Иван Шкловец, показывает, что большинство работодателей, изъявивших на данный момент желание поучаствовать в эксперименте, намерены использовать для составления, хранения и обмена электронными документами собственные информационные системы: это отмечается в заявках 104 компаний из 155, уже утвержденных Минтрудом России в качестве участников. Примерное количество согласившихся на участие в эксперименте работников пока неизвестно. По данным, которыми располагает Роструд как оператор системы «Работа в России» о компаниях, выбравших эту систему для формирования и использования электронных документов, связанных с работой (а таких, как уже понятно, – 51 из 155 организаций – участников), число давших согласие на участие в эксперименте работников этих компаний, среди которых есть крупные, пока небольшое – менее 1000 человек. Правда, стоит учесть, что к системе пока подключились только 15 организаций – это связано в том числе с тем, что специально разработанная подсистема «Электронный кадровый документооборот» системы «Работа в России» была запущена в промышленную эксплуатацию не так давно, а участниками опытной эксплуатации, которая проводилась с 20 июля по 4 сентября (в соответствии с п. 16 Положения), были всего 12 определенных Минтрудом России работодателей.

    Сформировать и утвердить список работников, принимающих участие в эксперименте. Стоит отметить, что в направляемом в Минтруд России заявлении об участии указывается предварительно определенная численность работников – участников эксперимента (п. 5 Положения), поскольку очевидно, что состав списка может варьироваться в связи с переменой отдельными работниками своего решения.

    Интересно, кстати, что срок выдачи трудовой книжки работнику в связи с прекращением ее ведения Законом № 439-ФЗ не определен. В письмах Минтруда России (которые, правда, представляют собой ответы на поступающие в министерство вопросы и обращения, а не официальные разъяснения) единой позиции нет: в одном говорится о применении в этом случае установленного ч. 1 ст. 62 ТК РФ трехдневного (речь идет о рабочих днях) срока для выдачи работнику трудовой книжки в целях его обязательного социального страхования и копий документов, связанных с работой (Письмо Министерства труда и социальной защиты РФ от 13 марта 2020 г. № 14-2/В-260), в других – что трудовая книжка должна быть выдана в день подачи работником заявления о выборе формата предоставления ему работодателем сведений о трудовой деятельности (Письмо Министерства труда и социальной защиты РФ от 12 февраля 2020 г. № 14-2/В-150, Письмо Министерства труда и социальной защиты РФ от 12 августа 2020 г. № 14-2/ООГ-12933). Роструд придерживается первой позиции: по словам заместителя руководителя ведомства, трудовая книжка должна быть выдана работнику в течение трех рабочих дней со дня подачи указанного заявления. «Заверяется трудовая книжка так же, как в случае ее выдачи при увольнении: внесенную запись следует заверить подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью (при ее наличии) и подписью работника», – отмечает Иван Шкловец.

    При приеме на работу новых сотрудников работодатель обязан сообщать им о проведении в организации эксперимента, знакомить с соответствующими локальными нормативными актами и уведомлять об их праве самостоятельно решить, будут они участвовать в эксперименте или нет. Не заключить трудовой договор с поступающим на работу лицом по причине его отказа от участия в эксперименте работодатель не вправе (ч. 5 ст. 6 Закона № 122-ФЗ). Разумеется, отказ от участия в эксперименте не может являться и основанием для увольнения работника (ч. 3 ст. 6 Закона № 122-ФЗ).

    Также следует обратить внимание на то, что работник, принявший решение о продолжении ведения работодателем трудовой книжки, вправе впоследствии его изменить и подать заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в установленном ст. 66.1 ТК РФ порядке (ч. 5 ст. 2 Закона № 439-ФЗ). Если же работник сразу выберет второй вариант, то есть откажется от бумажной трудовой книжки, передумать и снова вернуть ее работодателю – напомним, что работодатель, получивший заявление о выборе работником формата предоставления сведений о трудовой деятельности, вносит в трудовую книжку соответствующую запись, выдает ее работнику на руки и освобождается от ответственности за ее ведение и хранение – не получится, поскольку законом такая возможность не предусмотрена. Заместитель руководителя Роструда советует предупреждать об этом работников и настоятельно рекомендует не принимать обратно выданные в установленном порядке на основании поданных работниками заявлений трудовые книжки, так как это будет считаться нарушением со стороны работодателя.

    Трудовая книжка оформляется и в дальнейшем ведется в точном соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (ред. от 25.03.2013) и Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 (ред. от 31.10.2016). [3]

    [1] Стандарт утвержден приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст (ред. от 14.05.2018). Можно также использовать «Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (разработаны ВНИИДАД).

    К распорядительным документам относятся приказы, распоряжения и поручения по основной деятельности, в которых отражаются вопросы работы с кадрами, а также документы по личному составу, отражающие конкретные управленческие ситуации процессов движения кадров, их учета, оценки и т.д.

    Читайте также:  Индексация трудовой пенсии работающим ликвидаторам чаэс

    Личное дело – совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Первоначально в личное дело группируются документы, оформленные при приеме на работу и назначении на должность. Личные дела включает в себя анкетно-биографические, характеризующие и дополнительные документы.

    Выбор организационной формы службы управления персоналом зависит от масштабов деятельности и ее места в системе управления; количества работающих; порядка подбора кадров; объема обрабатываемых информационно-документационных массивов и иных показателей. При небольшой численности работающих обязанности кадрового делопроизводств возлагаются на специально закрепленного работника.

    Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговая инструкция

    В текущем году изменений в трудовой кодекс и другие нормативные документы, которые регламентируют кадровый учет, на текущую дату внесены. Но законодатели рассматривают законопроект под номером 736 455−7, согласно которому часть обязательных кадровых документов может составляться в электронной форме без бумажных копий.

    8. Проверьте правильность найма сотрудников на работу. Необходимо удостовериться, что при приеме на работу сотрудников не нарушены требования трудового законодательства. Особенно важно проконтролировать правильность назначения генерального директора, который является должностным лицом. В договоре с ним должны быть прописаны срок действия, возможный испытательный срок, ответственность за нарушения. Устранить неточности и недостатки можно путем заключения дополнительных трудовых договоров (в качестве приложения к основному).

    Учитывая то, что не каждая компания имеет возможность нанять отдельного сотрудника, рассмотрим, как производится организация кадрового делопроизводства с нуля самостоятельно. Сделать это самостоятельно без специальных знаний и опыта очень сложно. Однако перечисленные ниже пункты помогут избежать наиболее распространенных ошибок.

    11. Проконтролируйте правильность ведения воинского учета. В маленьких компаниях эта ответственность также ложиться на сотрудника, который ведет кадровое делопроизводство. Необходим приказ о назначении ответственного лица, план работ на год. Данные с военных билетов сотрудников заносятся в их личные карточки. Также в военный комиссариат подаются предусмотренные законодательством отчеты.

    • Специально созданные подразделения (отделы кадров);
    • Специально выделенные сотрудники (кадровики);
    • Работники бухгалтерии или юристы в качестве дополнительной функции;
    • Специализированные аутсорсинговые компании, которые оказывают подобные услуги.

    Кадровое делопроизводство и документирование трудовых отношений в 2021 году

    • Вопросы предоставления СЗВ-ТД в случаях перевода, переименования, увольнения работников; работа с совместителями.
    • Вопросы перехода на электронный кадровый документооборот в рамках пилотного проекта Минтруда РФ.
    • Новый закон об удаленной и дистанционной работе: основные изменения, внесенные в Трудовой кодекс (№ 407-ФЗ от 08.12.2020).
    • Изменения в диспансеризации работников.
    • Основные изменения в регулировании трудовых отношений с гражданами СНГ и ЕАЭС.
    • Новый порядок выплаты выходных пособий при ликвидации организации.
    • Изменения в вопросах оформления срочных трудовых договоров.
    • Предупреждение правовых рисков работодателя при оформлении и изменении срочного трудового договора.
    • Предупреждение нарушений при оформлении поручения работнику дополнительной работы.
    • Сложные вопросы оформления совместительства.
    • Предупреждение типичных нарушений при оформлении переводов работника.
    • Переименование должностей или перевод: нужна ли спецоценка в этой ситуации.
    • Внесение изменений по оплате труда в трудовой договор. Практические инструкции к действию по оформлению изменения систем оплаты труда.
    • Изменения в порядке ведения общего воинского учета.
    • Новые изменения в порядке прохождения медицинских осмотров в 2021 году.
    • Изменения при проведении специальной оценки условий труда.
    • Порядок организации проверок в 2021 году (Федеральный закон № 294-ФЗ и новые Постановление Правительства РФ № 438 от 03.04.2020, Федеральный закон № 248-ФЗ от 31.07.2020). Полномочия проверяющих — что они могут, а чего не имеют права делать.
    • Дистанционный труд и эксперимент об электронном документообороте.
    • Минтруд утвердил правило перехода на электронные кадровые документы.
    • Перечень кадровых документов, с которыми можно работать в электронном виде.
    • Выгоды электронного документооборота.
    • Персональные данные работника при ведении кадрового ЭДО.
    • Новые правила получения и использования электронной подписи (ЭП).
    • Обзор принятых нормативных актов 2020-2021 годов: указы президента, постановления субъектов РФ, разъяснения Минтруда РФ, Государственной инспекции труда и множества писем различных ведомств.
    • Новая отчётность работодателя в 2021 году.
    • Общий порядок увольнения. Правила и исключения. Подсчёт сроков.
    • Особенности и основания увольнения в период пандемии.
    • Что является увольнением по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, и как это оформить.
    • Увольнение в выходные дни. Можно или нельзя?
    • Особенности увольнения дистанционного работника.
    • Окончание срочного трудового договора: нюансы увольнения.
    • Расторжение трудового договора по соглашению сторон: плюсы и минусы данного увольнения. Определяем выходное пособие, исходя из интересов компании. Как правильно провести переговоры с работником с целью заключения соглашения о расторжении трудового договора с заданным бюджетом.
    • Увольнение по инициативе работника и отзыв увольнения: что учесть сотруднику отдела кадров.
    • Увольнение по инициативе работодателя (сокращение численности, длительный прогул, разглашение конфиденциальной информации и пр.): какие документы необходимо оформить, чтобы избежать восстановления работника на работе.
    • Расторжение трудового договора за дисциплинарные проступки — оформляем наложение взыскания правильно.
    • Увольнение за не прохождение испытания при приеме на работу.
    • Порядок выдачи бумажных трудовых книжек работникам. Отчётность работодателя при увольнении.
    • Изменение сроков уведомлений по переходу на ЭТК.
    • Отчетность работодателя (СЗВ-ТД, СТД-Р, СТД-ПФР).
    • Принятие закона о штрафных санкциях.
    • Способы подтверждения трудового стажа работников после внедрения ЭТК.
    • Правила выдачи трудовых книжек работникам на руки, если они отказались от их ведения.
    • Как правильно сделать запись в трудовой книжке?
    • Внесение изменений в ЛНА в связи с переходом на ЭТК.
    • изучат ключевые изменения трудового законодательства 2020-2021 годов;
    • получат практические рекомендации, как провести и завершить переход на электронные трудовые книжки;
    • рассмотрят новый Федеральный закон по цифровизации кадрового дела, какие кадровые документы затронет эксперимент, и как будет проходить их перевод в электронный формат;
    • познакомятся с порядком проведения проверок трудовой инспекции в 2021 году;
    • рассмотрят актуальные вопросы увольнения работников;
    • разберут спорные ситуации в области трудового права и ведения кадрового учета на практических примерах.

    Кадровое делопроизводство с нуля

    С 1 января 2007 г. вступил в силу новый закон, регламентирующий оплату листков временной нетрудоспособности, — Федеральный закон от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ «Об обеспечении пособиями по временной нетрудоспособности, по беременности и родам граждан, подлежащих обязательному социальному страхованию». Данный Федеральный закон отменил зависимость размера пособия по временной нетрудоспособности от непрерывного трудового стажа. Если человек не работал по трудовому договору, т.е. у него отсутствовала запись в трудовой книжке в течение временного периода, превышающего допустимый перерыв в работе хотя бы на один день, то на ближайшие пять лет оплата его больничного листа снижалась и составляла 60 % от его среднего заработка. Непрерывный стаж работника отменен, и кадровикам больше не нужно учитывать его в личной карточке формы Т-2. При этом сохранены прежние нормативы по продолжительности стажа и размеру пособий (см. таблицу 2).

    Дальнейший срок хранения документов определяется в соответствии с действующим законодательством и необходимостью практического использования документов. Определенные категории документов (учредительные, нормативно-правового, имущественно-хозяйственного характера, об итогах деятельности и перспективах развития) следует хранить в организациях всех форм собственности до ликвидации данных организаций, что обусловлено действующим законодательством и их практическим значением (в графе 4 номенклатуры дел указывается срок хранения «До ликвидации организации»).

    Единые нормы труда разрабатываются на работы, выполняемые по одинаковой технологии в аналогичных условиях производства в одной или в ряде отраслей, и являются обязательными к применению во всех организациях при нормировании труда работников на соответствующих видах работ. Единые нормы труда утверждаются на определенный срок.

    Не подлежат упорядочению в личных делах документы второстепенного значения, имеющие временный срок хранения: справки с места жительства и о жилищных условиях; справки о состоянии здоровья; черновики и дублетные экземпляры документов; заявления работников и копии приказов о предоставлении отпусков и командировках; обходные листы и т.п. Данные документы изымаются из личных дел и включаются в акт на уничтожение.

    документы специального воинского учета граждан в организации ведутся, если она имеет мобилизационное задание или прикреплена к Перечню по бронированию граждан; существует специальная папка, которая должна храниться в кадровой службе и содержать так называемые документы оповещения. Количество документов оповещения граждан в организациях определяется в зависимости от количества работающих граждан, имеющих мобилизационные предписания военных комиссариатов.

  • Оцените статью