Какие журналы являются обязательными какие возможны в отделе кадров

Перечень кадровых документов, обязательных для организации

С каждым сотрудником должен быть заключен трудовой договор в письменной форме. Составить и подписать договор необходимо в течение 3 дней с начала трудовой деятельности. Трудовой договор составляется в 2-х экземплярах, и один из них отдается на руки работнику. В договоре прописываются место работы, должность, оплата, срок договора, продолжительность испытательного срока и т.д. Все изменения, касающиеся условий труда (например, увеличение зарплаты), фиксируются в дополнительном соглашении к трудовому договору.

Положение об оплате труда составляется, когда в организации помимо окладов предусмотрены иные выплаты (например, премии, бонусы) или действуют разные системы оплаты труда. В Положении прописывают принципы оплаты труда, порядок индексации зарплаты, возмещения командировочных расходов, оплаты сверхурочных, условия выплаты премий и т. п. (ст. 135 ТК РФ). Все это, в принципе, может быть прописано и в правилах внутреннего трудового распорядка, но на практике условия оплаты труда выделяют в отдельное положение – так будет меньше вопросов при проверках контролирующих органов.

С одной стороны, должностная инструкция не входит в обязательные документы кадровой службы, т.к. компания сама решает, разрабатывать ее или нет. С другой стороны, при возникновении спорных ситуаций с сотрудником она может очень пригодиться. Например, если сотрудник заявит, что его неправомерно привлекли к дисциплинарной ответственности, то без инструкции будет сложно что-либо доказать.

В небольших компаниях необходимые кадровые документы чаще всего ведет бухгалтер (штатный или приходящий), либо ведение кадровых документов берет на себя сам руководитель – насколько хватит времени и сил. Бухгалтеры, как правило, занимаются этим с нежеланием, либо вовсе спускают «кадровые» вопросы на тормозах.

Заполняется на всех сотрудников. Карточку можно вести по унифицированной форме № Т-2 (утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 ), либо применять самостоятельно разработанную форму, утвержденную руководителем (при условии, что в ней содержатся все необходимые реквизиты). Личная карточка является обязательным кадровым документом. Но с 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению.

Руководитель решает самостоятельно, прибегать или нет к услугам организаций, осуществляющих деятельность в этой сфере. Но многие предпочитают справляться своими силами, т. к. это позволяет сохранить конфиденциальность. Если вы решили провести аудит самостоятельно, вам предстоит:

В состав обязательных входят как документы, регулирующие трудовые отношения между работодателем и конкретным сотрудником (трудовые договоры, приказы о приеме/увольнении и т.д.), так и распространяющиеся на трудовой коллектив в целом (правила внутреннего распорядка, штатное расписание и др.).

Поначалу, когда только обсуждалась возможность упрощения кадрового документооборота для микробизнеса, ставился вопрос о том, чтобы разрешить ему не вносить записи в трудовую книжку работника, не оформлять ее впервые трудоустроенным сотрудникам и вносить данные о трудоустройстве непосредственно в трудовой договор. Однако уже по итогам второго чтения законопроекта от идеи изменить требования к оформлению и ведению трудовых книжек решили отказаться.

Необходимость наличия на предприятии кадровой документации следует из положений трудового законодательства. В целом можно выделить документы по кадрам, которые рекомендованы к ведению, но необязательны, и обязательные документы, без которых не может полноценно работать кадровая служба предприятия. Обязательные кадровые документы могут быть затребованы для изучения сотрудниками Гострудинспекции, ИФНС, ПФР и других ведомств в ходе проводимых ими проверок.

Кадровикам компаний приходится обеспечивать наличие документов из весьма широкого перечня обязательных кадровых документов организации. Заметим, что привести абсолютно исчерпывающий список такой документации сложно, поскольку некоторые документы могут стать обязательными лишь при наступлении определенных обстоятельств.

Как регистрировать кадровые документы

Внутри каждого дела приказы (распоряжения) располагаются по номерам и датам издания. При большом объеме документов в деле (свыше 250 листов) дела с приказами (распоряжениями) разбиваются на тома (том 1, том 2) и т.д. с указанием на обложке каждого тома номеров и крайних дат включенных в него приказов (распоряжений).

1. Неверная запись аккуратно зачеркивается одной чертой, а ниже, в той же графе, делается правильная запись. В графу «Примечания» (если эта графа есть в журнале) вносится запись: «Исправлено в графе такой-то», а ниже ставится подпись с расшифровкой и дата по следующему образцу:

Все регистрационные журналы (как и книги учета) должны быть защищены от изъятий и вложений: страницы должны быть пронумерованы ручкой (не карандашом), журнал должен быть прошит и опечатан, заверен подписью руководителя организациии и ответственного за его ведение лица. Только в этом случае он может служить доказательством. Журналы и книги по учету кадров ведут для того, чтобы:

Поскольку приказы (распоряжения) по личному составу подразделяются по срокам хранения на два массива — «75 лет ЭПК» и «5 лет», кадровые службы должны формировать эти документы в разные дела и вести их регистрацию раздельно. При регистрации приказов (распоряжений) по личному составу со сроком хранения «75 лет ЭПК» (прием, перевод, увольнение и др.) им присваиваются порядковые номера с добавлением буквенных обозначений «к» или «л/с», например: «приказ № 1-к» или «№ 5-л/с».

  • простейший — в журналах;
  • более совершенный — с помощью картотеки;
  • наиболее совершенный, удобный и быстрый — с помощью соответствующих компьютерных программ.

Организация имеет возможность выбрать наиболее приемлемый для себя способ регистрации документов.

Обязательные кадровые документы, формируемые в кадровой службе предприятия

содержит в себе информацию о цели поездки сотрудника и ее итоговых результатах. Является основанием для оформления приказа по форме Т-9 и служит для подтверждения экономической обоснованности расходов на командировку. Срок хранения 5 лет (при долгосрочных зарубежных командировках – 10 лет).

Их количество определяется в зависимости от размеров кадрового документооборота. Все кадровые приказы могут регистрироваться в одном либо в нескольких журналах (вплоть до регистрации в отдельном журнале каждого вида приказов).
Поскольку приказы (распоряжения) по личному составу подразделяются по срокам хранения на два массива — «75 лет ЭПК» и «5 лет», кадровые службы должны формировать эти документы в разные дела и вести их регистрацию раздельно. При регистрации приказов (распоряжений) по личному составу со сроком хранения «75 лет ЭПК» (прием, перевод, увольнение и др.) им присваиваются порядковые номера с добавлением буквенных обозначений «к» или «л/с», например: «приказ № 1-к» или «№ 5-л/с».

Срок хранения 75 лет.
Трудовые отношения сотрудников и работодателя регламентируются локальными нормативными положениями организации. В каждой компании должны быть правила внутреннего трудового распорядка и положение о защите личных сведений. Другие локальные нормативные положения:

Представленный выше перечень в равной мере действует как для крупных компаний, так и для предприятий – субъектов малого и среднего предпринимательства. Что касается микропредприятий, то в отношении них в части кадровой документации предусмотрен «упрощенный» документооборот.

Читайте также:  Как получить ветерана труда в 2021 в рязанской области

В состав обязательных входят как документы, регулирующие трудовые отношения между работодателем и конкретным сотрудником (трудовые договоры, приказы о приеме/увольнении и т.д.), так и распространяющиеся на трудовой коллектив в целом (правила внутреннего распорядка, штатное расписание и др.).

Если в организации нет номенклатуры дел – документа, представляющего собой систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения, – или она уже устарела, то составьте новую. Этот документ значительно облегчит подготовку дел к архивному хранению.

Документы, зависящие от специфики организации, обязательны только для определенных компаний. В большей степени это относится к организациям с вредными условиями труда. Если в организации есть профессии, которые закон относит к профессиям с вредными условиями труда, то для данной компании становится обязательной разработка дополнительных инструкций. Например, о прохождении инструктажа при работе с опасными объектами или о прохождении периодических медицинских осмотров.

Несмотря на отсутствие в законодательстве прямого требования об этом, утвержденный график отпусков доведите до сведения всех работников под подпись, в частности, заранее можно дополнить таблицу формы Т-7 графика графой 11 или завести отдельный журнал ознакомления с графиками отпусков.

  • Журнал инструктажа. Предприятие обязано проводить инструктаж по пожарной безопасности. И эти мероприятия должны учитываться. В журнале фиксируются сотрудники, которые прошли инструктаж.
  • Журнал учета огнетушителей. В нем фиксируется состояние огнетушителей, находящихся на предприятии. Состояние их должно проверяться раз в 6 месяцев.
  • Журнал по электрической безопасности. В них заносятся, в том числе, сведения о проверках электроинструмента.
  • Журнал о проблемах в системе автоматической защиты. Здесь отражаются обнаруженные неполадки.
  • Журнал регистрации. Нужен для целей документооборота.

Нормы трудового законодательства РФ устанавливают требования к обязательной кадровой документации предприятия в зависимости от его статуса. В 2021 году обязательные кадровые документы в организации должны быть оформлены в ООО и на микропредприятии согласно установленным правилам делопроизводства.

  1. Как называется журнал.
  2. Как называется организация.
  3. Когда начали вести журнал и закончили.
  4. Под какими номерами вносится документация.
  5. Кто регистрирует документ (ФИО, должность).
  6. В отношении какого работника заводится документ (ФИО, должность).
  7. Когда работник был ознакомлен с документом.

Все работники организации ознакомляются с подобными локальными актами. Вышеперечисленные документы должны быть доступны для контролирующих органов. Если какого-либо из них не окажется в ходе проверки, до сведения руководства доводится необходимость его создания. Если и в дальнейшем требуемая документация будет отсутствовать, то возможно наложение штрафа.

Журналы и книги могут вестись специалистами как в произвольной форме, так и в унифицированной. «Книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них», например, соответствует стандарту. Утверждаются такие формы Постановлением Минтруда России, Приказом Минздравсоцразвития и Минэкономразвития России. Чаще всего кадровые журналы оформляются в виде таблицы. В таблицу заносятся данные такого рода:

Руководитель решает самостоятельно, прибегать или нет к услугам организаций, осуществляющих деятельность в этой сфере. Но многие предпочитают справляться своими силами, т. к. это позволяет сохранить конфиденциальность. Если вы решили провести аудит самостоятельно, вам предстоит:

В этом документе должны фиксироваться подразделения организации (перечисляются по степени важности), должности и количество штатных единиц, размер зарплаты сотрудников. Прошивка, нумерация страниц, скрепление печатью — всё это необходимые требования к штатному расписанию. Утверждается данный вид ЛНА приказом руководителя и хранится в течение 3 лет после окончания действия. Если вносятся изменения в кадровый состав или размер зарплат, они отражаются в штатном расписании.

Таким образом, размер тарифной ставки (оклада) следует непосредственно указывать в трудовом договоре. При изменении размера тарифной ставки (оклада) следует вносить изменения в трудовой договор, либо допускается ссылка на локальный нормативный акт работодателя об изменении их размера.

Как видно из таблицы, большинство обязательных документов оформляют по установленной форме. С заполнением таких бумаг проблем, как правило, не возникает. Что не скажешь про документы, у которых нет строгой формы. Здесь вопросов нередко больше, чем ответов. Несомненный лидер среди «проблемных» бумаг — трудовой договор. Рассмотрим его более детально.

Во многих организациях бухгалтеру помимо своих основных обязанностей приходится выполнять функции кадровика. А именно, оформлять различные приказы по персоналу, заполнять табели учета рабочего времени, составлять графики отпусков, делать записи в трудовых книжках. Поток кадровых документов огромен, но далеко не хаотичен. Все их можно разбить на три группы: обязательные для всех, обязательные при определенных обстоятельствах, имеющие рекомендательный характер. В разрезе этих блоков и предлагаем вести наш разговор.

Трудовой договор заключают с каждым работником фирмы. Правда, из этого правила есть исключение. Контракт не оформляют с руководителем организации, который к тому же является ее единственным учредителем. Ведь в данной ситуации ему придется подписывать этот документ и за работника, и за работодателя. А это не допустимо (*4).

Данная норма одинаково распространяется как на граждан России, так и на иностранцев. Другими словами, фирма обязана вести трудовые книжки не только для российских, но и для иностранных сотрудников. При этом оформление книжек для последних имеет некоторые особенности. Во-первых, продолжать заполнять представленную работником иностранную трудовую не стоит. Ему следует завести книжку российского образца. Во-вторых, «переносить» в новую трудовую «заграничный» стаж иностранца не требуется. Поскольку такие сведения необходимы при назначении работнику трудовой пенсии.

Компенсационные выплаты, которые тоже относятся к составляющей заработной платы, — это доплата за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных. И если работник действительно работает в условиях, отклоняющихся от нормальных, компенсационные выплаты должны обязано быть в организации.

3. Локальные нормативные акты по оплате труда (ст. 135 ТК РФ). Требования по локальным нормативным актам, которыми установлены системы оплаты труда, содержатся в ст. 135 ТК. Относительно мотивирования работников деньгами работодатель сам решает и прописывает, будут ли у него стимулирующие выплаты (надбавки, доплаты, премии) или нет.

С 2013 года, с вступлением в силу Федерального закона от 6.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», организация, если она не является государственной организацией, может разрабатывать свои формы первичных учетных документов. Но в целях ведения бухучета эти формы должны утверждаться приложением к учетной политике. Либо можно просто брать те формы, которые предлагает Госкомстат.

  • Локальные нормативные акты: обязательные; с учетом специфики; иные.
  • Документы по кадровым функциям: договорные документы; распорядительные документы; первичные учетные документы по учету кадров, рабочего времени и оплаты труда; информационно-справочные документы; «архивные» документы.

Если работодатель совершает ошибки при заключении трудового договора, подменяет трудовые отношения гражданско-правовыми или вообще уклоняется от оформления трудового договора, то это считается отдельным самостоятельным правонарушением. Так, если при проверке госинспекция по труду обнаружит, что работодатель не оформил обязательные локальные нормативные акты, например, правила внутреннего распорядка, плюс ко всему найдет ошибки в ненадлежащем оформлении трудового договора, то работодателю будут грозить сразу два штрафа. Что касается ошибок в трудовых договорах, то штрафы назначаются за каждый ненадлежащим образом оформленный трудовой договор.

  • Локальные нормативные акты: обязательные; с учетом специфики; иные.
  • Документы по кадровым функциям: договорные документы; распорядительные документы; первичные учетные документы по учету кадров, рабочего времени и оплаты труда; информационно-справочные документы; «архивные» документы.
Читайте также:  Идёт ли в стаж уход за инвалидом 1 группы в рб

Формы книг утверждены Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69, а требования к их оформлению находятся в Постановлении Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках». Причем требования к оформлению предъявляются очень жесткие: книги должны быть не просто пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью работодателя, они должны быть еще скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Кадровое делопроизводство является отражением соблюдения трудового законодательства. Основная ответственность, связанная с ним, лежит в ч. 1 ст. 5.27.1 КоАП: «Нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, если иное не предусмотрено частями 2 и 3 настоящей статьи и статьей 5.27.1 настоящего Кодекса, — влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1 000 до 5 000 руб.; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от 1 000 до 5 000 руб.; на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб.».
Если работодатель совершает ошибки при заключении трудового договора, подменяет трудовые отношения гражданско-правовыми или вообще уклоняется от оформления трудового договора, то это считается отдельным самостоятельным правонарушением. Так, если при проверке госинспекция по труду обнаружит, что работодатель не оформил обязательные локальные нормативные акты, например, правила внутреннего распорядка, плюс ко всему найдет ошибки в ненадлежащем оформлении трудового договора, то работодателю будут грозить сразу два штрафа. Что касается ошибок в трудовых договорах, то штрафы назначаются за каждый ненадлежащим образом оформленный трудовой договор.

  • Трудовой кодекс РФ.
  • ГОСТ р 6.30-2003 (Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов). Прописывает требования, как должны выглядеть определенные реквизиты.
  • Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

Это обязательные кадровые документы организации, создаваемые в процессе возникновения и документального оформления трудовых отношений работодателя и работников в соответствии с требованиями Трудового кодекса РФ. В состав локальных нормативных актов, которые в соответствии с Трудовым кодексом РФ работодатель обязан разработать, включены следующие документы:

В целях обеспечения сохранности документов по личному составу и их использования организации могут передавать их в государственные и муниципальные архивы на основе договора или соглашения. Предметом договора (соглашения) является взаимодействие сторон по подготовке дел к передаче на государственное (муниципальное) хранение, в т.ч. на стадии делопроизводства (например, составление номенклатуры дел), организации хранения, учета и использования архивных документов организации — собственника документов.

Научно-справочный аппарат. В состав научно-справочного аппарата к документам архива организации могут входить каталоги, обзоры, исторические справки, базы данных, выполняющие функции справочников по документам архива и т.д. Состав научно-справочного аппарата архива организации определяется видом архива, составом и содержанием хранящихся в нем документов, а также интенсивностью использования его документов.

При этом если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного (структурное подразделение указано в письменном трудовом договоре), то запись делается с указанием конкретного наименования этого структурного подразделения. Записи о наименовании должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации производятся, как правило, в соответствии со штатным расписанием организации. В случае если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименования этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, предусмотренным соответствующими квалификационными справочниками, в противном случае работник лишается права на льготы (например, льготной пенсии).

Отметка «ЭПК» означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение и в установленном порядке должна передаваться на государственное или муниципальное хранение. Для организаций, не являющихся источниками комплектования архивных учреждений, срок хранения подобных документов может быть увеличен.

Если в составе структурного подразделения имеются отделы, подотделы, то им присваиваются цифровые обозначения, состоящие из пар цифр, например: 01.01; 01.02 и т.д., где первая пара цифр — цифровое обозначение управления, вторая пара цифр — цифровое обозначение отдела, входящего в состав управления.

Как правило, в таком журнале отражаются дата и номер заключенного трудового договора, фамилия, имя, отчество работника, структурное подразделение, в котором он работает, если оно указано в трудовом договоре, занимаемая должность, вид и характер работы, а также срок действия трудового договора с указанием даты его прекращения (для срочных трудовых договоров).

Рекомендуется вести журнал ознакомления, а не увеличивать количество листов ознакомления в ЛНА. Это связано с тем, что численность работников организации может быть большая и в таком журнале будет содержаться полная информация о всех работниках, ознакомленных с ЛНА.

Форма ведения некоторых журналов (письменная или электронная) законодательством не регламентирована. Если же законодательством установлены четкие требования к оформлению журнала (например, необходимо прошить, поставить печать, подпись должностных лиц, работников), то такой документ обязательно ведется на бумажных носителях.

Работодатель (его представитель) обязан организовать учет таких направлений в соответствии с абз. 13 п. 8 Порядка проведения обязательных предварительных (при поступлении на работу) и периодических медицинских осмотров (обследований) работников, занятых на тяжелых работах и на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (утв. Приказом Минздравсоцразвития России от 12.04.2011 N 302н).

  1. 5. Журнал ознакомления с локальными нормативными актами (далее — ЛНА). Законодательством прямо не предусмотрена обязанность ведения такого журнала. Однако в силу ч. 2 ст. 22, ч. 3 ст. 68 ТК РФ работники должны быть ознакомлены с ЛНА, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью, и работодатель в целях подтверждения такого ознакомления вправе выбрать любой из способов, например:

Приказы по кадрам и основной деятельности в компании

В каждой компании есть распоряжения руководителя, связанные с деятельностью компании и требующие официального оформления. Как правило, их ведет секретарь компании. Но когда к нам приходят проверяющие органы, они запрашивают определенные приказы, которые являются обязательными в компании. И вот тут кроется большой риск для компании. Все мы знаем, что часто руководитель издает приказы, которые идут вразрез с действующим законодательством.
Например: как руководитель я была обязана выходить на работу в праздничные дни по графику и это не оплачивалось. Это называлось «дежурство». Но, как мы знаем, эти дни должны быть оплачены в двойном размере, что не происходило. Увидев такой приказ, сотрудник трудовой инспекции обязательно проверит в бухгалтерии начисления за эти дни.

Читайте также:  Какие документы нужны для проезда на электричке пенсионерам спб в летний период

1. Приказы по личному составу (по кадрам):
— о приеме на работу,
— о переводе на другую работу (перемещении)
— об увольнении
2. Приказы о командировках.
3. Приказы о предоставлении отпуска
4. Приказы по основной деятельности компании
— о дисциплинарных взысканиях,
— о совмещении,
— о поощрении,
— об установлении надбавки к окладу,
— об изменении персональных данных работника,
— о присвоении разрядов, классности,
— об изменении условий труда,
— обязательные приказы.

Этот приказ необходим в компании, так как, согласно нашему законодательству, все персональные данные сотрудников должны быть строго учтены и невозможны для доступа случайных лиц.
Помните знаменитый фильм «Место встречи изменить нельзя»? Там был замечательный диалог между Жигловым и Шараповым, в котором Жиглов рассказывал, что все документы лежат у него на столе в перевернутом виде. Увы, не все, кто приходит к нам в отдел персонала, приходят по делу. Некоторые приходят «за новостями».
Все документы в отделе кадров (персонала) лежат в закрытых шкафах или сейфах.

Часто в компании игнорируют этот приказ и по умолчанию ответственным является генеральный директор. Он же подписывает трудовые книжки. При увольнении работника делается запись в трудовую книжку и заверяет ее именно ответственное лицо, назначенное приказом. Самая распространенная ошибка в этом приказе: не оговаривается, кто исполняет эти функции в случае отсутствия менеджера по персоналу в офисе.

В коммерческих организациях все немного проще. Согласно Федеральному закону от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» , начиная с 1 января 2013 года, каждая компания вправе самостоятельно разрабатывать любые документы. При этом совершенно не важно, внесены ли они в альбом унифицированных форм документов или нет. Важным условием является присутствие в бланке обязательных реквизитов, таких, как: название документа, название компании, вид документа, дата его составления, описание производимой кадровой операции с указанием величины ее измерения (денежное или натуральное выражение). Также, согласно п. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ , в обязательном порядке указываются ответственные лица, их место в организации, подписи, сопровождаемые расшифровкой инициалов и фамилии. За исключением уточнения подписи, правила оформления первичных документов практически не изменились.

11. Проконтролируйте правильность ведения воинского учета. В маленьких компаниях эта ответственность также ложиться на сотрудника, который ведет кадровое делопроизводство. Необходим приказ о назначении ответственного лица, план работ на год. Данные с военных билетов сотрудников заносятся в их личные карточки. Также в военный комиссариат подаются предусмотренные законодательством отчеты.

  • Специально созданные подразделения (отделы кадров);
  • Специально выделенные сотрудники (кадровики);
  • Работники бухгалтерии или юристы в качестве дополнительной функции;
  • Специализированные аутсорсинговые компании, которые оказывают подобные услуги.

Уполномоченные государственные органы (инспекция по труду, пенсионный фонд и т. п.) постоянно проверяют правильность ведения кадрового учета на предприятии. Поэтому важно правильно организовать кадровое делопроизводство — обязательные документы перечислены далее:

1. Внутренний распорядок. Предусмотрены статьей 189 ТК. В этом документе четко прописывается процедура принятия сотрудников на должность и их увольнения по разным основаниям, возможные санкции, обязанности участников трудовых правоотношений.

7. Положение о персональных данных. Учитывая последние изменения в законодательстве о защите персональных данных, каждое предприятие должно иметь отдельный документ, в котором описываются виды личных данных, которые собирает компания, а также способы их использования и условия передачи. Положение составляется согласно статье 88 ТК.

Здесь стоит отдельно отметить, что начинающие предприниматели и организации с небольшим штатом могут смело отдавать кадровый учет на аутсорсинг. Тогда такая компания с самого начала сможет выстроить правильную систему управления и отладить документооборот. Аутсорсинг подойдет и тем организациям, в которых ранее кадровый учет практически не велся, и поэтому нужно проводить аудит и приводить дела в порядок.

Нередко встречается пренебрежение к заполнению кадровой документации, особенно со стороны бухгалтерии. Ведь именно бухгалтерам во многих организациях поручают кадровый учет в виде дополнительной нагрузки. Поэтому финансовые специалисты зачастую занимаются «кадрами» по остаточному принципу, не считая это чем-то важным.

Как бы ни был организован кадровый учет — его обязательно нужно автоматизировать. С помощью специального программного обеспечения большинство необходимых документов можно будет не заполнять вручную, а просто распечатать из информационной базы. Также автоматизация позволит уменьшить временные затраты: даст возможность руководству оперативно получать полную информацию о кадровом составе и управлять им.

В условиях кризиса и необходимости экономии часто встречается ситуация, когда один сотрудник совмещает обязанности секретаря, бухгалтера, кадрового специалиста и даже юриста. Такой работник, как правило, специализируется в какой-то одной области, и, соответственно, не совсем компетентен в остальных.

  • формирование личных дел работников;
  • расчет и начисление заработной платы, премий и иных выплат;
  • составление штатного расписания, табеля и учет рабочего времени;
  • оформление больничных листов, заявлений и справок по месту требования;
  • сдача периодической отчетности в налоговые органы;
  • составление и контроль за соблюдением графика отпусков;
  • подготовка кадровых приказов;
  • ведение соответствующей документации по приему новых сотрудников;
  • работа по аттестации и оценке работников;
  • соблюдение правил нераспространения личных данных сотрудников компании.

Электронный журнал не всегда пригоден для применения. Подвисания, вирусы, частые обновления – факторов масса. Недостатки обычно проявляются в самое неудачное время, так что на 100% доверять компьютерным технологиям пока что точно не стоит. Бумажная версия будет и подстраховкой, и настоящим спасением. В связи с этим напрашиваются выводы о том, что журнал лучше вести в стандартном формате в принципе и не рисковать.

Составлением, заполнением, ведением документации на предприятии занимаются обычно кадровики, но руководитель может выбирать и назначать любых других специалистов в качестве ответственных лиц. Обычно это бухгалтера и другие штатные сотрудники. Многое зависит от масштабов компании, штата, направления ведения деятельности. Также ответственный специалист должен иметь достаточный уровень квалификации для проведения соответствующих операций.

Сроки хранения рассматриваемой документации – так называемые постоянные. В каждой организации всегда в наличии должен быть журнал для регистрации бумаг конкретно по основному типу деятельности. Если его нет, по закону компания не имеет права вести официальную деятельность. Все это очень важные моменты, их не следует игнорировать. В некоторых случаях заполненные журналы передаются в государственные архивы, используются в качестве справочных пособий, источников данных.

Законом порядок осуществления нумерации официальных приказов, других актов никак не регламентируется. Главное, чтобы нумерация шла в правильном порядке в рамках рассматриваемого календарного года. Также обратите внимание, что приказы, прочие акты по основному типу деятельности, распоряжения, документы, касающиеся личного состава компаний, нумеруются отдельно.

Каждый журнал составляется в своей отдельной папке и нумеруется. Обязательно наличие информационных блоков с личными данными сотрудников. Корректность сведений проверяет ответственное лицо, оно же следит за отсутствием ошибок в бумагах. Сотрудник для ведения книг выбирается один.

Оцените статью